Уничтожение документов для служебного пользования
Уничтожение дел и документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об утилизации делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
Не допускается неполное уничтожение документов «Для служебного пользования», позволяющее восстановить их содержание. Производится только полная утилизация.
Требования к внутреннему порядку обращения с документами для служебного пользования
1. Внутренний порядок обращения с документами для служебного пользования (далее — внутренний порядок) в подведомственных органах, организациях разрабатывается с учетом положений внутреннего порядка обращения с документами для служебного пользования вышестоящих органа и организации.
2. Внутренний порядок содержит разделы, регулирующие:
а) создание документов для служебного пользования и их тиражирование;
б) получение и отправление документов для служебного пользования;
в) ознакомление с документами для служебного пользования и их исполнение;
г) учет, хранение и группировку в дела документов для служебного пользования;
г) уничтожение документов для служебного пользования;
д) снятие пометки «Для служебного пользования»;
е) ответственность.
3. Регистрацию документов для служебного пользования осуществляют лица, ответственные за организационное и документационное обеспечение, хранение документов для служебного пользования.
4. Документ для служебного пользования должен быть зарегистрирован в соответствии с инструкциями по делопроизводству с отражением этого факта в учетной информации, в регистрационном номере (индексе) такого документа должен содержаться дополнительный индекс «ДСП».
5. Подтверждение получения документов для служебного пользования в электронном виде осуществляется путем направления отправителю уведомления о регистрации в соответствии с Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».
Подтверждение получения документов для служебного пользования на бумажном носителе может быть зафиксировано посредством проставления соответствующих отметок на втором экземпляре сопроводительного письма, которым направляется документ для служебного пользования либо иным способом, предусмотренным внутренним порядком.
6. В случае отказа в регистрации документа для служебного пользования в электронном виде направляется уведомление об отказе в соответствии с Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия», полученный документ уничтожается.
В случае отказа в регистрации документа для служебного пользования на бумажном носителе документ возвращается отправителю.
7. При отсутствии возможности направления документов в электронном виде с соблюдением требований, установленных настоящим Положением, документы для служебного пользования направляются на материальных носителях фельдъегерской связью, спецсвязью, ценными или заказными почтовыми отправлениями, а также нарочным.
8. При направлении документов для служебного пользования нескольким адресатам составляется указатель рассылки, который утверждается уполномоченным лицом, принявшим решение о проставлении на документе пометки «Для служебного пользования».
9. Для отправки документов для служебного пользования на бумажных носителях используются пакеты, изготовленные из плотной бумаги. На пакете указываются адрес получателя и отправителя корреспонденции, регистрационные номера вложенных в пакет документов.
10. Организация исполнения документов для служебного пользования осуществляется в соответствии с внутренним порядком с соблюдением требований настоящего Положения.
11. Тиражирование документов для служебного пользования производится лицами, ответственными за организационное и документационное обеспечение, хранение документов для служебного пользования.
12. Ознакомление с документами для служебного пользования, а также их исполнение осуществляется лицами, которым распределены такие документы.
13. В случае, если исполнение документа для служебного пользования предполагает подготовку документированной информации, такая информация является служебной информацией ограниченного доступа.
14. Ответственность за соблюдение установленных для работы с документами для служебного пользования требований возлагается на лицо, организующее исполнение таких документов.
15. Учет документов для служебного пользования может осуществляться отдельно от обычных документов.
16. Для обеспечения учета документов для служебного пользования на материальных носителях и фиксации учетной информации о них, ведется журнал, форма которого утверждается внутренним порядком.
17. Исполненные документы для служебного пользования группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, о чем вносятся сведения в учетную информацию.
18. На делах, в которые помещены исполненные документы для служебного пользования, проставляется пометка «Для служебного пользования».
19. Документы для служебного пользования в электронном виде, подписанные квалифицированной электронной подписью, хранятся в аттестованных информационных системах, отвечающих требованиям, установленных законодательством Российской Федерации.
20. Документы для служебного пользования на иных материальных носителях и дела, в которые помещены исполненные документы для служебного пользования, хранятся в надежно запираемых и опечатываемых ящиках, шкафах, хранилищах, предусматривающих защиту информации от утраты или несанкционированного распространения, с учетом правил, установленных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
21. Проверка наличия дел, в которые помещены исполненные документы для служебного пользования, проводится комиссией, назначаемой руководителем, не менее одного раза в год.
22. О фактах утраты документов для служебного пользования и дел, в которые помещены исполненные документы, либо разглашения сведений, представленных в указанных документах, ставится в известность руководитель, сведения о фактах утраты либо разглашения вносятся в учетную информацию.
23. Для расследования обстоятельств утраты документов для служебного пользования и дел, в которые помещены исполненные документы, либо разглашения сведений, представленных в указанных документах, по каждому из выявленных фактов уполномоченным лицом назначается комиссия. Результаты расследования оформляются актом и докладываются руководителю, назначившему комиссию.
24. Акт по результатам расследования обстоятельств утраты документов для служебного пользования и дел, в которые помещены исполненные документы, либо разглашения сведений, представленных в указанных документах, передается в архив для включения в дело фонда.
25. При смене лица, ответственного за организационное и документационное обеспечение, хранение документов для служебного пользования, дела, в которые помещены исполненные документы, передаются лицу по акту приема-передачи.
26. При передаче документов с пометкой «Для служебного пользования» на архивное хранение и подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив проводится их экспертиза, в том числе с целью снятия с них пометки «Для служебного пользования».
27. Утилизация дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в соответствии с актом.
28. По факту уничтожения документов для служебного пользования и дел, в которые помещены исполненные документы, оформляется соответствующий акт.
29. Сведения об уничтожении документов для служебного пользования со ссылкой на акт об уничтожении и основание, определенное внутренним порядком, вносятся в учетную информацию.
30. Особенности утилизации документов для служебного пользования в электронном виде определяются внутренним порядком с учетом требований, установленных законодательством Российской Федерации.
Договор на уничтожение документов для служебного пользования
ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ
Почему важно уничтожать документы для служебного пользования?
Уничтожение документов для служебного пользования предотвращает утечку конфиденциальной информации и защищает организацию от возможных юридических и финансовых рисков.
Какие методы уничтожения документов наиболее эффективны?
Наиболее эффективные методы включают шредирование, сжигание и химическое разложение, которые гарантируют полное уничтожение информации.
Как часто следует уничтожать документы для служебного пользования?
Рекомендуется уничтожать документы сразу после того, как они становятся ненужными, или в соответствии с установленным графиком, например, раз в месяц или квартал.
Могу ли я уничтожать документы самостоятельно или лучше обратиться к профессионалам?
Для обеспечения максимальной безопасности лучше обратиться к профессиональным службам уничтожения документов, которые используют сертифицированные методы и предоставляют отчет о выполненной работе.
Какие документы подлежат уничтожению в первую очередь?
В первую очередь уничтожению подлежат документы, содержащие конфиденциальную информацию, такую как персональные данные сотрудников, финансовые отчеты, юридические документы и коммерческие тайны.
-
Документы описываются
-
Выполняется утверждение составленного списка
-
Составляется специальный акт
Оформить заявку
Уничтожение и утилизация документов для служебного пользования в Москве. Отправьте заявку и получите выгодное предложение. Наши менеджеры помогут вам сориентироваться в ценах по уничтожению и утилизации документов для служебного пользования.