УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ
Мы работаем с секретных архивов, секретных бумажных носителей, секретных электронных файлов, секретных проектов, секретных приказов, секретных отчетов и секретных баз данных, соблюдая требования российского законодательства и внутренней политики безопасности компаний.
УСЛУГИ ПО УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ (ДСП) В МОСКВЕ
-
Вы получаете оплату за полученный вес уничтоженных документов.
-
Бесплатно вывезем любые объёмы документов ДСП для уничтожения.
-
Предоставим акт об утилизации документов для служебного пользования.
-
Полный комплекс: погрузка, вывоз, разгрузка, сортировка, измельчение.
-
Уничтожение без возможности восстановления.
-
Соответствует IV уровню секретности
При работе со служебной информацией ограниченного распространения, в том числе в федеральных органах исполнительной власти, органах исполнительной власти уполномоченном органе, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии, в органе управления использованием атомной энергии уполномоченном органе, а также в уполномоченном органе космической деятельности, мы строго соблюдаем положения и порядок обращения служебной информацией ограниченного распространения, нормативно правовых актов, постановление правительства, требования делопроизводства, номенклатурой дел, архивное хранение и иные правила документооборота Российской Федерации.
Уничтожение дел и материалов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об утилизации делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
Не допускается неполное уничтожение бумаг «Для служебного пользования», позволяющее восстановить их содержание. Производится только полная утилизация.
ТРЕБОВАНИЯ К ВНУТРЕННЕМУ ПОРЯДКУ ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ
- Внутренний порядок обращения с документами для служебного пользования (далее — внутренний порядок) в подведомственных органах, организациях разрабатывается с учетом положений внутреннего порядка обращения с документами для служебного пользования вышестоящих органа и организации.
- Внутренний порядок содержит разделы, регулирующие:
а) создание документов для служебного пользования и их тиражирование;
б) получение и отправление материалов для служебного пользования;
в) ознакомление с документами для служебного пользования и их исполнение;
г) учет, хранение и группировку в дела служебных материалов;
д) уничтожение бумаг для служебного пользования;
е) снятие пометки «Для служебного пользования»;
ж) ответственность. - Регистрацию документов для служебного пользования осуществляют лица, ответственные за организационное и документационное обеспечение, хранение дел для служебного пользования.
- Документ для служебного пользования должен быть зарегистрирован в соответствии с инструкциями по делопроизводству с отражением этого факта в учетной информации, в регистрационном номере (индексе) такого документа должен содержаться дополнительный индекс «ДСП».
- Подтверждение получения документов для служебного пользования в электронном виде осуществляется путем направления отправителю уведомления о регистрации в соответствии с Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».
- Подтверждение получения документов для служебного пользования на бумажном носителе может быть зафиксировано посредством проставления соответствующих отметок на втором экземпляре сопроводительного письма, которым направляется документ для служебного пользования либо иным способом, предусмотренным внутренним порядком.
- В случае отказа в регистрации документа для служебного пользования в электронном виде направляется уведомление об отказе в соответствии с Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия», полученный документ уничтожается.
- В случае отказа в регистрации документа для служебного пользования на бумажном носителе документ возвращается отправителю.
- При отсутствии возможности направления документов в электронном виде с соблюдением требований, установленных настоящим Положением, документы для служебного пользования направляются на материальных носителях фельдъегерской связью, спецсвязью, ценными или заказными почтовыми отправлениями, а также нарочным.
- При направлении документов для служебного пользования нескольким адресатам составляется указатель рассылки, который утверждается уполномоченным лицом, принявшим решение о проставлении на документе пометки «Для служебного пользования».
- Для отправки документов для служебного пользования на бумажных носителях используются пакеты, изготовленные из плотной бумаги. На пакете указываются адрес получателя и отправителя корреспонденции, регистрационные номера вложенных в пакет материалов.
- Организация исполнения дел для служебного пользования осуществляется в соответствии с внутренним порядком с соблюдением требований настоящего Положения.
- Тиражирование служебных материалов для служебного пользования производится лицами, ответственными за организационное и документационное обеспечение, хранение документов для служебного пользования.
- Ознакомление с документами для служебного пользования, а также их исполнение осуществляется лицами, которым распределены такие документы.
- В случае, если исполнение документа для служебного пользования предполагает подготовку документированной информации, такая информация является служебной информацией ограниченного доступа.
- Ответственность за соблюдение установленных для работы с документами для служебного пользования требований возлагается на лицо, организующее исполнение таких документов. Вид и мера ответственности определяются по законодательству Российской Федерации.
- Учет дел для служебного пользования может осуществляться отдельно от обычных документов.
- Для обеспечения учета дел для служебного пользования на материальных носителях и фиксации учетной информации о них ведется журнал, форма которого утверждается внутренним порядком.
- Исполненные документы для служебного пользования группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, о чем вносятся сведения в учетную информацию.
- На делах, в которые помещены исполненные документы для служебного пользования, проставляется пометка «Для служебного пользования».
- Документы для служебного пользования в электронном виде, подписанные квалифицированной электронной подписью, хранятся в аттестованных информационных системах, отвечающих требованиям, установленных законодательством Российской Федерации.
- Документы для служебного пользования на иных материальных носителях и дела, в которые помещены исполненные документы для служебного пользования, хранятся в надежно запираемых и опечатываемых ящиках, шкафах, хранилищах, предусматривающих защиту информации от утраты или несанкционированного распространения, с учетом правил, установленных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
- Проверка наличия дел, в которые помещены исполненные документы для служебного пользования, проводится комиссией, назначаемой руководителем, не менее одного раза в год. По результатам проверки составляются акты.
- О фактах утраты документов для служебного пользования и дел, в которые помещены исполненные документы, либо разглашения сведений, представленных в указанных документах, ставится в известность руководитель, сведения о фактах утраты либо разглашения вносятся в учетную информацию.
- Для расследования обстоятельств утраты документов для служебного пользования и дел, в которые помещены исполненные документы, либо разглашения сведений, представленных в указанных документах, по каждому из выявленных фактов уполномоченным лицом назначается комиссия. Результаты расследования оформляются актом и докладываются руководителю, назначившему комиссию.
- Акт по результатам расследования обстоятельств утраты документов для служебного пользования и дел, в которые помещены исполненные документы, либо разглашения сведений, представленных в указанных документах, передается в архив для включения в дело фонда.
- При смене лица, ответственного за организационное и документационное обеспечение, хранение дел для служебного пользования, дела, в которые помещены исполненные документы, передаются лицу по акту приема-передачи.
- При передаче документов с пометкой «Для служебного пользования» на архивное хранение и подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив проводится их экспертиза, в том числе с целью снятия с них пометки «Для служебного пользования».
- Утилизация дел, бумаг с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в соответствии с актом.
- По факту уничтожения служебных бумаг для служебного пользования и дел, в которые помещены исполненные документы, оформляется соответствующий акт.
- Сведения об уничтожении служебных материалов для служебного пользования со ссылкой на акт об уничтожении и основание, определенное внутренним порядком, вносятся в учетную информацию.
- Особенности утилизации архивов для служебного пользования в электронном виде определяются внутренним порядком с учетом требований, установленных законодательством Российской Федерации, в том числе в отношении хранения документов, сроков хранения и их последующей ликвидации.
Договор на уничтожение документов для служебного пользования
Скачать образец договора на утилизацию можно после согласования условий, номенклатуры дел, номера и даты акта, формы учета и требований к передаче носителей исполнителем.
Акт об утилизации документов для служебного пользования
Скачать образец акта полностью можно после подготовки проекта документации, утверждении политики компании и решения комиссии организации.
ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ
Почему важно уничтожать документы для служебного пользования?
Уничтожение документов для служебного пользования предотвращает утечку конфиденциальной информации, содержащими информацию о работника, персональные данные лиц, новости и внутренние ресурсы компании, и защищает организацию от возможных юридических и финансовых рисков.
Какие методы уничтожения документов наиболее эффективны?
Наиболее эффективные методы включают шредирование, сжигание и химическое разложение, которые гарантируют полное удаление информации и соответствуют требованиям к ликвидации носителей, установленном порядке и инструкциями по архивному делу.
Как часто следует уничтожать документы для служебного пользования?
Рекомендуется уничтожать документы сразу после того, как они становятся ненужными, или в соответствии с установленным графиком, например, раз в месяц или квартал, с учетом сроков хранения, ценности материалов и номенклатурой дел.
Могу ли я уничтожать документы самостоятельно или лучше обратиться к профессионалам?
Для обеспечения максимальной безопасности лучше обратиться к профессиональным службам уничтожения бумаг, которые используют сертифицированные методы, акты установленной формы и предоставляют отчет о выполненной работе.
Какие документы подлежат уничтожению в первую очередь?
В первую очередь уничтожению подлежат документы, содержащими информацию о персональные данные работников, финансовые файлы, юридические акты, внутренние приказы и коммерческие тайны, утративших практическое значение и подлежащие ликвидации по номенклатуре дел.
ПОРЯДОК РАБОТЫ И ГАРАНТИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ
Компания «ЮВ-Трейд» работает с архивами документов дсп по согласованному с заказчиком порядку, обеспечивая архивное хранение до момента уничтожения, строгий учет, оформление необходимых актов и соблюдение внутренней политики безопасности организации.
- Прием заявки и консультация по уничтожению документов: специалист уточняет объем документов, вид носителей, количество лет хранения, наличие пометок «ДСП» и требования номенклатурой дел.
- Подготовка проекта договора и соглашение об обработке и передаче носителей: определяется форма акта, дата и номер, условия ответственности сторон, порядок приема и передачи материалов, а также требования к исполнителю и решением руководителя утверждается политика работы с архивом.
- Выезд бригады, погрузка и вывоз архивных документов дсп с территории организации: производится упаковка бумаг, проставление необходимых отметки на упаковке, учет мест, листов и дел в системе документооборота компании.
- Фактическое измельчение, дальнейшая переработка и оформлении акта уничтожения: акты утверждаются руководителя, в базе учета фиксируются номер, дата, наименование документов и срок их хранения, после чего материалы уничтожаются без возможности восстановления.
Все операции по уничтожению и последующей переработке документов выполняются исполнителем в установленном законодательством порядке, в отношении материалов, утративших практическое значение, с учетом инструкций по делопроизводства и внутренними требованиями компании-заказчика.
Передача документов в работу производится по акту приема, в котором указываются вид архива, количество дел, форма носителей, номер фонда, ссылка на внутренний приказом или решением комиссии, а также иные необходимые реквизиты для последующего учета.
Внутренние инструкции компании регламентируют условия доступа к архиву, порядок обработки документами содержащими персональные данные, требования к носителей информации и сроки хранения, после истечения которых документы подлежат ликвидации и окончательному уничтожению.
Мы работаем как с единичными партиями, так и с крупными массивами документов, имеющих пометкой служебного, ограниченного распространения федеральных структур, в том числе в органах исполнительной власти уполномоченном органе, где используются государственные ресурсы и действует особая ответственность за разглашение сведений.
Политика компании «ЮВ-Трейд» в сфере делопроизводства и документооборота утверждается руководителем в обязательном порядке, акты уничтожения и иные документы по архивному делу хранятся установленном сроке, а при необходимости передаются в государственный архив или контролирующие службы.
Для корпоративных клиентов возможна подготовка индивидуальных инструкции и номенклатур, где по каждому виду документов определяется срок хранения, порядок их ликвидации, форма акта, состав комиссии и условия работы исполнителем, что позволяет обеспечить единый порядок обращения с делами и снизить риски для компании.
Стоимость услуг формируется с учетом объема документов, условий выезда, необходимости дополнительной обработки материалов и может включать постоянного сопровождения, когда компания заключает долгосрочный договор и регулярно передает новые партии дел, утративших ценности для текущей деятельности.
При необходимости наши специалисты помогают сотрудникам заказчика актуализировать внутренние инструкции, привести порядок обращения с архивом в соответствие с действующим закон и постановлениями правительства Российской Федерации, в том числе в части работы с документами пометкой служебного, ограниченного распространения федеральных органах и использования атомной энергии уполномоченном органе или в сфере космической деятельности.
Вся работа по приему, транспортировке и дальнейшей ликвидации документов производится специально обученным персоналом, с использованием защищенных ресурсов и технических средств, при обязательном контроле доступа лиц к местам временного хранения и площадкам переработки бумаг.
Решением комиссии организации-заказчика может быть установлено, что часть материалов подлежит передаются на постоянного хранения, а оставшиеся материалы подлежат уничтожению; в этом случае для каждой категории создается отдельный акт, в котором детализируется основание, вид документов, номер дела и иные данные для точного учета.
Комплексный подход «ЮВ-Трейд» позволяет клиентам соблюдать требования законодательства, внутренней политики безопасности и нормативно правовых актов компаний, снижать риски утечек и обеспечивать прозрачный учет всех операций с архивом, от момента приема до окончательной ликвидации материалов.
