Процесс уничтожения документов

Каждая компания и даже частное лицо рано или поздно сталкивается с необходимостью утилизации документов. Старые договоры, архивы с персональными данными, финансовые отчеты — их неправильное уничтожение может привести к утечкам, штрафам и репутационным потерям.
По статистике, 23% утечек конфиденциальной информации происходят из-за халатного отношения к уничтожению бумаг. Рассказываем, как организовать этот процесс безопасно и в рамках закона.

Для бумажных документов основными методами уничтожения на сегодняшний день являются:

• шредирование;
• сжигание;
• химическая обработка;
• закапывание.

Каждый из перечисленных способов имеет свои достоинства и недостатки, и используется в зависимости от сложившейся практики делопроизводства, от законодательства и от возможностей конкретной организации.

Термическая обработка
На протяжении десятилетий сжигание оставалось популярным способом ликвидации бумажных носителей. Главные преимущества метода — доступность и эффективность: при соблюдении условий информация уничтожается полностью, а процесс не требует дорогостоящей техники. Однако у подхода есть существенные ограничения. Уничтожение крупных объемов занимает много времени и требует постоянного контроля, так как плотно упакованные папки или книги могут прогорать неравномерно. Кроме того, проводить процедуру допустимо только в специальных зонах (например, промышленных печах), тогда как открытый костер приводит к распространению частично сгоревших листов. Сегодня сжигание постепенно теряет актуальность из-за негативного воздействия на экологию и законодательных ограничений во многих странах.

Химическое растворение
Этот метод предполагает преобразование бумаги в однородную массу с помощью реактивов. Технология обеспечивает высокий уровень защиты данных, поэтому часто комбинируется с шредированием для обработки секретных материалов. Несмотря на надежность, подход имеет недостатки: необходимость специализированного оборудования, длительность процесса и повышенные финансовые затраты. Кроме того, клиент не может лично контролировать все этапы утилизации, что создает риски утечки информации.

Захоронение
В прошлом в США практиковали закапывание документов на полигонах вместе с другими отходами. Однако после ряда судебных прецедентов, где стороны дела были вынуждены эксгумировать архивы для предоставления в суд, метод утратил популярность. Законодательство многих стран позволяет требовать извлечения захороненных материалов, если они физически существуют, что влечет за собой значительные расходы для владельца. Дополнительные риски включают непредсказуемость естественного разложения бумаги и возможность несанкционированного доступа к документам.

Механическое измельчение (шредирование)
Шредирование остается самым востребованным методом благодаря балансу стоимости, скорости и экологичности. Оборудование дробит бумагу на мелкие фрагменты, исключая восстановление данных, а полученную массу можно перерабатывать. Это не только снижает расходы на утилизацию, но и позволяет получать доход от сдачи вторсырья. Современные промышленные шредеры обеспечивают высокую производительность, обрабатывая до нескольких тонн материалов в час, что делает метод идеальным для бизнеса.

Важно: При выборе способа утилизации учитывайте требования законодательства, объем материалов и необходимость документального подтверждения уничтожения (например, сертификаты).

 Сертификат об уничтожении
Этот документ подтверждает, что процедура проведена по закону. В нем указываются:

• Дата и место.
• Объем уничтоженных документов.
• Подпись ответственного лица.

Методы уничтожения: плюсы и минусы

Юридические аспекты

• ГОСТ Р 7.0.97-2016: Регламентирует порядок уничтожения служебных документов.
• ФЗ-152 «О персональных данных»: Обязывает компании уничтожать информацию при истечении сроков хранения.
• Сертификат — единственное доказательство легальности процедуры. Его нужно хранить не менее 5 лет.

Уничтожение документов — не просто «избавление от макулатуры». Это ответственность перед клиентами, законом и экологией. Доверяя процесс профессионалам, вы защищаете бизнес от рисков и вносите вклад в сохранение природы.