FAQ: Уничтожение документов — ответы на частые вопросы
Какие документы нужно уничтожать обязательно?
Уничтожению подлежат документы, содержащие:
- Персональные данные (паспорта, договоры, медицинские карты).
- Финансовую информацию (банковские выписки, налоговые отчеты).
- Коммерческую тайну (техническая документация, стратегии компании).
- Архивы с истекшим сроком хранения (по закону или внутренним регламентам).
Какой метод уничтожения самый безопасный?
Шредирование (механическое измельчение) — оптимальный вариант. Современные шредеры дробят бумагу на частицы 2×2 мм, что исключает восстановление данных. Для повышенной безопасности комбинируйте его с химической обработкой, если документы содержат государственную или военную тайну.
Можно ли сжигать документы самостоятельно?
Нет. Сжигание в непредназначенных местах (костры, печи) нарушает экологические нормы и не гарантирует полного уничтожения. Кроме того, вы не получите сертификат, который подтверждает легальность процедуры.
Сколько стоит услуга уничтожения?
Стоимость зависит от:
- Объема (цена за кг — от 30 до 150 руб.).
- Метода (шредирование дешевле химической обработки).
- Допуслуг (срочный вывоз, онлайн-наблюдение).
Пример: Уничтожение 100 кг бумаги — от 3 000 руб.
Зачем нужен сертификат об уничтожении?
Это юридический документ, который:
- Подтверждает, что процедура проведена по закону (например, по ФЗ-152).
- Содержит дату, подпись ответственного лица и объем уничтоженных материалов.
- Требуется при проверках Роскомнадзора или судебных разбирательствах.
Как подготовить документы к утилизации?
- Уберите скрепки, скобы и пластиковые вкладыши.
- Рассортируйте бумаги по категориям (обычные/секретные).
- Упакуйте в коробки или мешки (не используйте прозрачные пакеты).
- Составьте опись, если требуется отчетность.
Что происходит с бумагой после шредирования?
Измельченная масса отправляется на переработку. Ее используют для производства:
- Картона, упаковки, салфеток.
- Строительных материалов (целлюлозная изоляция).
Это снижает нагрузку на экологию и соответствует ESG-стандартам.
Как выбрать надежную компанию?
Проверьте:
- Наличие лицензии (например, ФСБ для работы с гостайной).
- Отзывы клиентов (Google, Яндекс.Карты).
- Прозрачность процесса (возможность видеофиксации).
- Экологическую политику (договор с перерабатывающим заводом).
Можно ли уничтожить электронные документы?
Да. Для этого используют:
- Физическое разрушение жестких дисков.
- Программное стирание данных (согласно стандарту DoD 5220.22-M).
- Электромагнитное воздействие (дегазация).
После процедуры также выдается сертификат.
Что будет, если не уничтожить документы вовремя?
- Штрафы: До 500 000 руб. для юрлиц за нарушение ФЗ-152.
- Репутационные риски: Утечка данных может привести к потере клиентов.
- Судебные иски: Если документы запросят для разбирательства, а их уже нет.
Какие документы нельзя уничтожать даже после истечения сроков хранения?
Не подлежат уничтожению:
- Документы, связанные с историческим или культурным наследием (архивы музеев, госархивы).
- Судебные решения, вступившие в законную силу (хранятся вечно).
- Документы, которые могут понадобиться для текущих судебных споров (даже если срок хранения истек).
Как уничтожать документы с грифом «Совершенно секретно»?
Такие документы уничтожаются только специализированными организациями, имеющими лицензию ФСБ. Процесс включает:
- Перемалывание в шредере с уровнем секретности DIN 66399 (частицы не более 1×5 мм).
- Обязательное присутствие уполномоченного лица.
- Составление акта с подписями членов комиссии.
Можно ли уничтожить документы с водяными знаками или защитными элементами?
Да, но требуется промышленный шредер с высокой степенью измельчения (например, 0.8×5 мм). Такие машины превращают защищенную бумагу в нечитаемую массу, исключая восстановление даже микроузоров.
Как часто бизнесу нужно проводить уничтожение документов?
Рекомендуется:
- Ежеквартально — для документов с коротким сроком хранения (например, кадровые приказы).
- Ежегодно — для архивов с истекшим сроком (5–10 лет).
- Немедленно — при ликвидации компании или утечке данных.
Что делать с документами, которые повреждены (промокли, порваны)?
Даже поврежденные документы подлежат уничтожению, так как информация на них может быть частично сохранена. Используйте шредирование или химическую обработку. Если бумага слишком влажная, предварительно просушите её.
Есть ли разница в уничтожении документов для ИП и ООО?
Да:
- ИП может уничтожать документы по упрощенной схеме (например, без акта комиссии).
- ООО обязано соблюдать корпоративные стандарты и формировать комиссию для подписания акта.
Как уничтожать документы, если компания находится в другом городе?
Можно:
- Заключить договор с федеральной компанией, которая имеет филиалы в вашем регионе.
- Отправить документы курьерской службой в защищенной упаковке.
- Использовать услуги «мобильного шредера» — оборудование привозят к вам, уничтожение проходит на месте.
Что такое «эко-уничтожение» документов?
Это подход, при котором:
- Бумага после шредирования отправляется на переработку (а не на свалку).
- Используется оборудование с низким энергопотреблением.
- Компания компенсирует углеродный след (например, сажает деревья).
Можно ли восстановить документы после шредирования?
Теоретически — да, если частицы крупнее 10×40 мм. Но при соблюдении стандартов (например, 2×2 мм) восстановление невозможно даже с использованием AI-технологий.
Как уничтожить документы, если нет доступа к профессиональным услугам?
Временное решение:
- Используйте офисный шредер с уровнем безопасности P-4 (мелкое измельчение).
- Смешайте измельченную бумагу с другими отходами.
- Храните сертификаты об уничтожении, если делали это через компанию ранее (для отчётности).
Вы можете задать любые вопросы, касающиеся уничтожения и утилизации документов, нашим сотрудникам. Они предоставят развернутые консультации по каждому из них.