Уничтожение документов с истекшим сроком хранения
Одним из самых трудоемких процессов в архивном деле является подготовка документов к уничтожению. Возникают определенные сложности, особенно если компания ранее не проводила плановых уничтожений. В такой ситуации необходимо просмотреть все документы за все годы, чтобы определить, какие из них оставить, а какие можно уничтожить.
Подготовка к уничтожению бухгалтерских документов:
Этап 1: Просмотр дел
На данном этапе необходимо систематизировать документы в соответствии с их сроками хранения, разделяя их на временные, длительные и постоянные. Для дел с длительным и постоянным сроком хранения следует составить описи и оформить их хранение, чтобы избежать случайного уничтожения важных документов. Правильное определение сроков хранения бухгалтерских документов предотвратит возможные штрафы и нарушения законодательства.
Этап 2: Подготовка проекта акта о выделении документов
На этом этапе повторно просматриваются документы, отобранные на уничтожение на предыдущем этапе, чтобы проверить отсутствие документов с отличающимися сроками хранения. Например, убедиться, что документы с длительным сроком хранения не содержат бумаги, предназначенные для хранения в течение 5 лет. Затем документы вносятся в форму акта (приложение № 21, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Отобрать документы для утилизации и провести их экспертную оценку. Подготовить акт о выделении к уничтожению документов.
Этап 3: Заседание комиссии по уничтожению докукментов
На данном этапе проводится заседание экспертной комиссии для совместного обсуждения акта. Заседание может быть организовано как лично, так и через электронную почту. Участники комиссии ознакомляются с актом, выражают свои рекомендации и пожелания. Обсуждение может проходить в электронной переписке.
Этап 4: Оформление протокола заседания
Формат протокола не установлен, его можно составить в свободной форме. Важно указать состав комиссии, дату заседания, повестку дня, присутствующих участников, выступления и принятые решения.
Этап 5: Подписание протокола и акта
Протокол подписывают секретарь и председатель комиссии. В акте ставят визы все, кто участвовал в его согласовании, а также подпись автора акта и гриф согласования комиссией. Затем акт передается на подписание руководителю.
Этап 6: Уничтожение
На этом этапе осуществляется само уничтожение документов по приемо-сдаточной накладной. В акте делается запись о весе уничтоженных бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения, количестве дел и используемом способе уничтожения.
Договор на уничтожение документов с истёкшим сроком хранения
ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ
Почему важно уничтожать документы с истекшими сроками хранения?
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения помогает защитить конфиденциальную информацию и предотвратить утечки данных.
Какие методы уничтожения документов существуют?
Существуют различные методы уничтожения документов, включая шредирование, сжигание и химическое разложение.
Как часто нужно уничтожать документы с истекшими сроками хранения?
Рекомендуется проводить уничтожение документов регулярно, например, раз в квартал или раз в год, в зависимости от объема документов и требований законодательства.
Какие документы подлежат уничтожению?
Документы, содержащие конфиденциальную информацию, такие как финансовые отчеты, персональные данные и юридические документы, подлежат уничтожению после истечения сроков хранения.
Можно ли уничтожать документы самостоятельно или лучше обратиться к профессионалам?
Уничтожение документов можно проводить самостоятельно, но для обеспечения полной безопасности и соответствия законодательным требованиям лучше обратиться к профессиональным компаниям, таким как ООО «ЮВ-Трейд»
Вы можете задать любые вопросы, касающиеся уничтожения и утилизации документов, нашим сотрудникам. Они предоставят развернутые консультации по каждому из них.