УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМ СРОКОМ ХРАНЕНИЯ

Подготовка к уничтожению бухгалтерских документов:

Этап 1: Просмотр дел

На данном этапе необходимо систематизировать документы в соответствии с их сроками хранения, разделяя их на временные, длительные и постоянные. Для дел с длительным и постоянным сроком хранения следует составить описи и оформить их хранение, чтобы избежать случайного уничтожения важных документов. Правильное определение сроков хранения бухгалтерских документов предотвратит возможные штрафы и нарушения законодательства.

Этап 2: Подготовка проекта акта о выделении документов

На этом этапе повторно просматриваются документы, отобранные на утилизацию на предыдущем этапе, чтобы проверить отсутствие документов с отличающимися сроками хранения. Например, убедиться, что документы с длительным сроком хранения не содержат бумаги, предназначенные для хранения в течение 5 лет. Затем документы вносятся в форму акта (приложение № 21, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Отобрать документы для утилизации и провести их экспертную оценку. Подготовить акт о выделении к уничтожению документов.

Решение комиссии об уничтожении документов с истекшим периодом хранения далее отражается в акте установленного образца, где указывается дата, номер, перечень подлежащих утилизации дел, листов и иных материалов, а также сроки хранения документов до их фактической ликвидации.

Этап 3: Заседание комиссии по уничтожению документов

На данном этапе проводится заседание экспертной комиссии для совместного обсуждения акта. Заседание может быть организовано как лично, так и через электронную почту. Участники комиссии ознакомляются с актом, выражают свои рекомендации и пожелания. Обсуждение может проходить в электронной переписке.

Этап 4: Оформление протокола заседания

Формат протокола не установлен, его можно составить в свободной форме. Важно указать состав комиссии, дату заседания, повестку дня, присутствующих участников, выступления и принятые решения.

Этап 5: Подписание протокола и акта

Протокол подписывают секретарь и председатель комиссии. В акте ставят визы все, кто участвовал в его согласовании, а также подпись автора акта и гриф согласования комиссией. Затем акт передается на подписание руководителю.

Этап 6: Ликвидация

На этом этапе осуществляется само непосредственное измельчение и утилизация документов по приемо-сдаточной накладной. В акте делается запись о весе уничтоженных бухгалтерских документов с завершившимся периодом хранения, количестве дел и используемом способе уничтожения.

Правовые требования и порядок утилизации архивных документов

Порядок ликвидации архивных документов в компании следует выстраивать с учетом сроков хранения документов, перечней, утверждаемых приказом Росархива, и иных нормативных правовых актов государственного органа. Внутренние акты организации и политика обработки персональных данных, а также локальные инструкции и проекты новых правил должны точно указывать виды документов, подлежащих утилизации после истечения установленного срока, и как хранить их в архив до этого момента, на что следует обратить внимание руководителя и службы учета.

При выделении уничтожению документов создается комиссия из ответственных лиц: бухгалтера, представителя службы труда, специалиста по управленческим документам и руководителя архивного фонда. В акте комиссии указывается дата, номер, наименование дел, список служебных писем и иных материалов, лист и период деятельности, а также решение о ценности информации, ссылка на статьи законодательства об архивном деле и указание на действие закона.

Акт составляется по утверждению организации по форме бланка, составление акта допускается выполнять силами внутреннего архива или передать специальные функции профильной компании. В акте и договоре на услуги утилизации указывается порядок доступа к информации, система учета и использования бумажных и электронных носителей, указание ответственных лиц, требования и ответственность за нарушение политики безопасности и возможные проверки государственного органа.

Для юридических и физических лиц важно поддерживать в актуальной редакции внутренние документы: перечень дел, акты по архиву, электронный архив, инструкции по ликвидации и утилизации, политику конфиденциальности и документы по обработке персональных данных. Такое оформление дел снижает правовые риски, помогает пройти проверки контролирующих служб, отслеживать новости законодательства и оперативно ответить на запросы, когда необходимо быстро уничтожить архив и предоставить подтверждающий акт.