Уничтожение документов подлежащих хранению: как правильно избавиться от устаревших бумаг

Законодательство о хранении документов

Сроки хранения документов регламентируются различными законами и нормативными актами, в зависимости от их типа и содержащейся в них информации. Например, в России действует Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”, который устанавливает общие правила по хранению документов, а также специальные нормативы для различных отраслей (например, бухгалтерский учет, кадровое делопроизводство).

Документы могут подразделяться на две категории по срокам хранения:

• Временное хранение: Документы, которые хранятся в течение определенного срока, после чего могут быть уничтожены. Сроки хранения могут варьироваться от нескольких месяцев до нескольких лет.
• Постоянное хранение: Документы, которые имеют историческую ценность и должны храниться бессрочно. Эти документы обычно передаются в архивы.

Процедура уничтожения документов подлежащих хранению

Процесс уничтожения документов после окончания срока хранения требует соблюдения определенной процедуры:

1. Проверка документов: Необходимо проверить срок хранения каждого документа и убедиться, что он действительно подлежит уничтожению.
2. Составление акта об уничтожении: Необходимо составить акт об уничтожении документов, в котором указывается список уничтоженных документов, их даты создания, сроки хранения и методы уничтожения. Акт должен быть подписан ответственными лицами.
3. Уничтожение документов: Документы должны быть уничтожены в соответствии с установленными правилами и методами, обеспечивающими полное уничтожение информации.
4. Хранение акта об уничтожении: Акт об уничтожении документов должен храниться в соответствии с установленными правилами.

Методы уничтожения документов подлежащих хранению

Существует несколько методов уничтожения документов, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки:

• Ручное измельчение: Самый простой и доступный метод, который подразумевает использование ножниц или ручного шредера для измельчения документов на небольшие кусочки. Этот метод подходит для небольшого количества документов и не требует специального оборудования. Однако он менее надежен и не гарантирует полного уничтожения информации, особенно в случае использования ножниц.
• Механическое измельчение: Этот метод использует специальные машины — шредеры, которые измельчают документы на мелкие кусочки. Существуют различные типы шредеров — от небольших домашних до промышленных моделей, которые могут перерабатывать большое количество документов за раз. Механическое измельчение более надежно и эффективно, чем ручное, и гарантирует более полное уничтожение информации.
• Термоуничтожение: Этот метод подразумевает сжигание документов в специальных печах при высоких температурах. Термоуничтожение является самым надежным и безопасным методом уничтожения документов, поскольку полностью исключает возможность восстановления информации. Однако он более дорогостоящий и требует специального оборудования и соблюдения требований по экологической безопасности.
• Переработка документов: В некоторых случаях документы можно переработать, что является более экологически чистым способом уничтожения. Переработка документов подразумевает их разделение на компоненты (бумага, пластик, металл) и использование этих компонентов для производства новой продукции.

Уничтожение документов подлежащих хранению — это важный шаг в управлении документами, который помогает предотвратить утечку информации, обеспечить соответствие законодательству и обеспечить экологическую безопасность. Правильный выбор метода уничтожения и надежного сервиса поможет вам безопасно и эффективно избавиться от устаревших бумаг

Договор на уничтожение документов, подлежащих хранению

Акт об утилизации документов, подлежащих хранению