Акт об уничтожении документов
Зачем нужно уничтожать кадровые документы?
Уничтожение документов по персоналу имеет ключевое значение для защиты конфиденциальной информации и предотвращения несанкционированного доступа. Документы, содержащие персональные данные сотрудников, такие как резюме, контракты, справки и отчеты, могут стать целью мошенников, если они не уничтожаются должным образом и хранятся с нарушением сроков хранения документов.
Правильная утилизация этих документов помогает избежать утечки данных и защищает организацию от возможных юридических и финансовых последствий, а также ответственности должностных лиц и руководителя компании.
Неуничтоженные вовремя документы могут привести к штрафам до 50 000 рублей по ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение правил хранения персональных данны
Законодательные требования по хранению и уничтожению документов работников
В России существует ряд нормативных актов, регулирующих хранение и уничтожение документов по персоналу. Основные требования изложены в следующих документах:
- Федеральный закон «О персональных данных» (ФЗ-152): Устанавливает правила обработки, хранения и уничтожения персональных данных и правовое основание для обработки персональных сведений.
- Трудовой кодекс Российской Федерации: Определяет обязанности работодателя по хранению документов работников и использованию информации о персонале в системе управления.
- Постановление Правительства РФ № 527 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»: Регламентирует порядок хранения трудовых книжек и доступ к архивным документам.
- Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» (ФЗ-125): Устанавливает правила организации архивного хранения документов.
- Приказ Росархива № 236: Утверждает перечень типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.
Дополнительно порядок уничтожения и сроки хранения документов устанавливаются типовыми перечнями архивных документов, утвержденными приказами Росархива и другими нормативными актами, которые действуют в сфере делопроизводства архива.
Сроки хранения основных видов документов
| Тип документа | Срок хранения | Нормативный акт |
|---|---|---|
| Личные дела сотрудников | 75 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Трудовые договоры | 5 лет после увольнения | ТК РФ, ст. 68 |
| Приказы по личному составу | 75 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Табели учета рабочего времени | 5 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Бухгалтерские документы | 5 лет | ФЗ-402, ст. 29 |
| Налоговые документы | 4 года | НК РФ, ст. 23 |
Образцы актов об уничтожении документов (2026)
Выберите необходимый образец акта для скачивания. Все формы актуальны на 2025 год и соответствуют действующему законодательству.
Образцы актов об уничтожении документов
Пошаговая инструкция по составлению акта
Составление акта об уничтожении документов — это многоэтапный процесс, требующий соблюдения установленной процедуры. Следуйте нашей инструкции, чтобы избежать ошибок.
Этап 1: Создание комиссии
Для проведения процедуры уничтожения документов необходимо создать специальную комиссию приказом руководителя организации.
- Председатель комиссии — обычно заместитель руководителя или руководитель структурного подразделения
- Члены комиссии — сотрудники бухгалтерии, юридического отдела, архивариус, ответственный за защиту персональных данных
- Минимальный состав — 3 человека
Этап 2: Проведение экспертизы ценности документов
Комиссия проводит проверку документов для определения:
- Истек ли срок хранения документов
- Не имеют ли документы исторической, научной или практической ценности
- Соответствие перечня документов утвержденным нормативам
Этап 3: Составление акта о выделении документов к уничтожению
На этом этапе оформляется предварительный акт, который включает:
- Перечень документов, подлежащих уничтожению
- Обоснование уничтожения (истечение сроков хранения)
- Предложение о способе уничтожения
Этап 4: Заполнение акта об уничтожении документов
Акт должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа — «Акт об уничтожении документов»
- Дата и место составления — указывается фактическая дата уничтожения
- Состав комиссии — ФИО, должности всех членов комиссии
- Основание для уничтожения — ссылка на истечение сроков хранения, номер и дата акта о выделении
- Перечень уничтоженных документов — таблица с указанием:
- Номера по порядку
- Наименования документов
- Количества листов/единиц хранения
- Даты создания документов
- Срока хранения
- Способ уничтожения — shredding (уничтожение шредером), сжигание, растворение и т.д.
- Подписи всех членов комиссии с расшифровкой
Этап 5: Уничтожение документов
Фактическое уничтожение должно проводиться:
- С использованием специализированного оборудования (шредеры, дробилки)
- С обеспечением полной невозможности восстановления информации
- В присутствии членов комиссии
- С соблюдением требований к уничтожению ПДн (для персональных данных)
Этап 6: Регистрация и хранение акта
После подписания акт:
- Регистрируется в журнале учета актов
- Помещается в архив организации
- Хранится в течение срока, установленного нормативными актами (обычно 5-10 лет)
Пример заполнения таблицы в акте
| № п/п | Наименование документа | Количество | Дата составления | Срок хранения |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Трудовые договоры | 25 шт. | 2015-2018 | 5 лет |
| 2 | Приказы о приеме на работу | 47 шт. | 2016-2019 | 75 лет |
Типы актов об уничтожении документов
В зависимости от вида документов и специфики организации применяются различные формы актов:
Бухгалтерские документы
Акт для уничтожения первичных учетных документов, бухгалтерских отчетов, налоговых деклараций. Составляется с учетом требований ФЗ-402 и Налогового кодекса.
- Первичные документы
- Регистры бухгалтерского учета
- Отчетность
- Инвентаризационные описи
Кадровые документы
Акт для документов по персоналу: личные дела, трудовые договоры, приказы, табели. Особое внимание к срокам хранения (5 или 75 лет).
- Личные дела сотрудников
- Трудовые книжки
- Приказы по личному составу
- Должностные инструкции
Документы с ПДн
Специальный акт для уничтожения документов, содержащих персональные данные. Требуется соблюдение 152-ФЗ и обеспечение полной невозможности восстановления.
- Резюме и анкеты
- Копии паспортов
- Справки о доходах
- Согласия на обработку ПДн
Архивные документы
Акт для документов, переданных на архивное хранение. Составляется после проведения экспертизы ценности документов.
- Дела постоянного хранения
- Документы по личному составу
- Уставные документы
- Протоколы собраний
Документы ДСП
Акт для уничтожения документов с грифом «Для служебного пользования». Требуется особый порядок и лицензированное оборудование.
- Конфиденциальная информация
- Коммерческая тайна
- Внутренние регламенты
- Служебная переписка
Специализированные
Акты для конкретных сфер: образование, медицина, госорганы, МВД. Учитывают отраслевую специфику и дополнительные требования.
- Медицинские карты
- Личные дела учащихся
- Судебные дела
- Документы МВД
Часто задаваемые вопросы
Акт подписывают все члены комиссии, созданной приказом руководителя. Минимальный состав комиссии — 3 человека. Обычно в комиссию входят: представитель руководства (председатель), бухгалтер, юрист, архивариус или ответственный за делопроизводство. Все подписи должны быть с расшифровкой (фамилия и инициалы).
Сам акт об уничтожении документов хранится в организации в течение срока, установленного нормативными актами. Обычно это:
- Для актов об уничтожении бухгалтерских документов — 5 лет
- Для актов об уничтожении документов по личному составу — 5 лет
- Для актов о выделении документов к уничтожению — постоянно (если документы уничтожены)
Конкретный срок зависит от типа уничтоженных документов и устанавливается локальными нормативными актами организации.
Нет, нельзя. Уничтожение документов без акта является нарушением законодательства и может повлечь:
- Административную ответственность (штрафы до 50 000 руб. для организаций)
- Налоговые санкции (невозможность подтвердить расходы)
- Уголовную ответственность при уничтожении документов с персональными данными (ст. 137 УК РФ)
- Дисциплинарную ответственность должностных лиц
Акт является единственным документом, подтверждающим законность уничтожения документов.
Уничтожение электронных документов также требует составления акта. Процедура включает:
- Безвозвратное удаление файлов с носителей информации
- Использование специализированного ПО для безвозвратного удаления (с затиранием данных)
- Физическое уничтожение носителей информации (при необходимости)
- Фиксацию в акте: наименование файлов, даты создания, объем информации, способ удаления
Для электронных документов с ПДн требуется дополнительное соблюдение требований Роскомнадзора.
Нет, нотариальное заверение акта об уничтожении документов не требуется. Достаточно подписей всех членов комиссии. Однако в некоторых случаях может потребоваться:
- Заверение акта печатью организации (если она используется)
- Регистрация акта в журнале учета внутренних документов
- Уведомление контролирующих органов (для определенных типов документов)
Преждевременное уничтожение документов — серьезное нарушение. Необходимо:
- Немедленно зафиксировать факт нарушения
- Провести служебное расследование
- Уведомить руководителя организации
- При уничтожении ПДн — уведомить Роскомнадзор
- Принять меры по восстановлению документов (если возможно)
- Привлечь виновных к дисциплинарной ответственности
В некоторых случаях возможно восстановление документов из резервных копий или получение дубликатов.
