Работа комиссии по уничтожению документов
В стоимость входит: экспертиза документов, уничтожение шредером уровня P-5, составление акта об уничтожении, сертификат соответствия.
Работа комиссии по уничтожению документов в Москве
Из чего состоит работа комиссии?
📋 Экспертиза ценности документов
Анализ документации на предмет истечения сроков хранения и отсутствия исторической ценности
👥 Формирование состава комиссии
Подбор квалифицированных специалистов и назначение председателя комиссии
📝 Составление описей и актов
Оформление акта о выделении документов к уничтожению по форме № 0504805 (для бюджетных организаций) или в произвольной форме (для коммерческих организаций)
🔒 Организация хранения до уничтожения
Обеспечение сохранности документов, выделенных к уничтожению
Зачем нужна комиссия по уничтожению документов?
Согласно Федеральному закону №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказу Минкультуры №558 и другим нормативным актам, уничтожение документов с истекшими сроками хранения должно проводиться только по решению специально созданной комиссии. Это обязательная процедура, которая включает:
- Проведение экспертизы ценности документов
- Составление акта о выделении документов к уничтожению
- Утверждение акта руководителем организации
- Организацию физического уничтожения с невозможностью восстановления
- Оформление акта об уничтожении документов
Наша компания обеспечивает полное сопровождение работы комиссии с соблюдением всех законодательных требований. Мы учитываем отраслевые особенности и специфику документооборота вашей организации.
Этапы работы комиссии
1. Подготовительный этап
- Издание приказа о создании комиссии
- Утверждение состава и положения о комиссии
- Проведение инструктажа членов комиссии
2. Экспертный этап
- Анализ документов на соответствие срокам хранения
- Составление описей документов к уничтожению
- Подготовка акта о выделении документов
3. Заключительный этап
- Утверждение акта руководителем
- Организация физического уничтожения
- Оформление акта об уничтожении
Характеристики услуги
| Срок выполнения | 1-3 рабочих дня |
| Уровень конфиденциальности | от 3-го до 6-го класса, по уровню секретности, регламентированным международным стандартом уничтожения документов за номером, DIN 66399. |
| Минимальный объем | 1 коробка (0.02 м³) |
| Способ уничтожения | Шредер промышленный |
| Формат услуги | Выездная / Стационарная |
| Подтверждающие документы | Акт, видео, сертификат |
| Соответствие требованиям | ФЗ-402, ФНС, Росархив, сответствие нормам трудовой инспекции, МЧС, Роскомнадзора. (Роскомнадзор наш клиент может это тоже можно отметить) |
| Специалисты | С допусками к работе с конфиденциальной информацией |
Дополнительные параметры
Услуга по уничтожению документов может быть адаптирована под конкретные потребности вашей организации. Мы предлагаем:
Порядок оказания услуги
Заявка и консультация
Вы оставляете заявку на сайте или по телефону. Наш специалист проводит бесплатную консультацию, уточняет детали
Экспертиза документов
Наши эксперты проводят осмотр документов, определяют сроки хранения, составляют опись
Составление акта
Формируем акт о выделении документов к уничтожению, согласовываем с клиентом
Процесс уничтожения
Проводим уничтожение документов шредером уровня P-5. При необходимости — видеозапись
Оформление документов
Составляем акт об уничтожении, сертификат. Передаем полный пакет документов клиенту
Утилизация отходов
Измельченная бумага отправляется на переработку. Мы заботимся об экологии
Документы и гарантии
Акт о выделении к уничтожению
Документ, подтверждающий экспертизу ценности и выделение документов к уничтожению
Акт об уничтожении
Основной документ, подтверждающий факт уничтожения документов
Видеозапись процесса
Полная видеозапись процесса уничтожения (по желанию клиента)
Сертификат соответствия
Подтверждение уровня секретности и используемого оборудования
Гарантии и страхование
Компания «ЮВ-Трейд» предоставляет гарантии на все оказываемые услуги:
Часто задаваемые вопросы
Сроки хранения бухгалтерских документов регулируются Федеральным законом №402-ФЗ и составляют:
- Первичные учетные документы — 5 лет
- Бухгалтерская отчетность — 5 лет
- Налоговые декларации — 5 лет
- Документы по расчетам с персоналом — 75 лет
- Учредительные документы — постоянно
Да, экспертиза ценности документов является обязательным этапом перед уничтожением. Она проводится для:
- Определения точных сроков хранения каждого типа документов
- Выделения документов с неистекшими сроками хранения
- Составления описи документов, подлежащих уничтожению
- Формирования обоснования для уничтожения
Наши эксперты проводят бесплатную экспертизу в рамках услуги.
Уровень секретности P-5 — это высший уровень защиты при уничтожении документов согласно стандарту DIN 66399. Он означает, что документы измельчаются до частиц размером не более 1×5 мм, что делает невозможным восстановление информации даже с использованием специального оборудования.
Для бухгалтерских документов мы рекомендуем именно этот уровень защиты, так как они часто содержат конфиденциальную финансовую информацию.
Да, мы предоставляем услугу по уничтожению электронных носителей информации:
- Жесткие диски (HDD, SSD)
- Флеш-накопители
- Диски (CD, DVD, Blu-ray)
- Магнитные ленты
Уничтожение производится с помощью специального оборудования, обеспечивающего физическое разрушение носителя и невозможность восстановления данных.
Мы предлагаем несколько вариантов решения:
- Выездная служба — наши специалисты приедут в каждое место хранения документов
- Консолидация документов — мы поможем организовать сбор документов в одном месте
- Поэтапное уничтожение — уничтожение документов партиями по графику
Стоимость услуги будет рассчитана с учетом количества мест и объемов документов.
Что нужно подготовить для работы комиссии?
Для оперативного проведения работы комиссии рекомендуем подготовить:
- Перечень документов с указанием дат и сроков хранения
- Описи дел за соответствующие годы
- Приказ о назначении ответственного за архив
- Реквизиты организации для оформления документов
- Данные ответственных лиц
Сроки выполнения
Стандартный срок проведения работы комиссии — 3-5 рабочих дней с момента начала экспертизы. При необходимости мы можем организовать срочное проведение комиссии в течение 48 часов (за дополнительную плату).
