Экспертиза ценности документов перед уничтожением
В стоимость входит: экспертиза документов, уничтожение шредером уровня P-5, составление акта об уничтожении, сертификат соответствия.
Экспертиза ценности документов в Москве
Какие документы проходят экспертизу?
📋 Административно-хозяйственные документы
Приказы по личному составу, распоряжения, служебные записки, договоры аренды
💰 Финансово-бухгалтерские документы
Счета-фактуры, накладные, платёжные поручения, бухгалтерские отчёты
👥 Кадровые документы
Личные дела, трудовые книжки, карточки Т-2, приказы о приёме и увольнении
📅 Архивные материалы
Дела с истёкшими сроками хранения, дубликаты документов, временные справки
Зачем нужна экспертиза ценности?
Согласно Федеральному закону №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, уничтожение документов возможно только после проведения экспертизы ценности и оформления соответствующих актов.
Экспертиза ценности позволяет:
- Определить документы, подлежащие постоянному хранению
- Выявить материалы с истёкшими сроками хранения
- Исключить случайное уничтожение ценных документов
- Обеспечить законность процедуры уничтожения
- Оптимизировать расходы на хранение архивов
- Освободить офисные и складские площади
Этапы проведения экспертизы:
- Анализ документооборота — изучение структуры и состава архива
- Сверка с перечнями — сопоставление с типовыми и ведомственными перечнями
- Определение сроков хранения — установление периодов для каждой категории
- Составление описей — формирование списка документов к уничтожению
- Оформление акта — подготовка акта о выделении документов к уничтожению
- Согласование — утверждение акта ответственными лицами организации
Характеристики услуги
| Срок выполнения | 1-3 рабочих дня |
| Уровень конфиденциальности | от 3-го до 6-го класса, по уровню секретности, регламентированным международным стандартом уничтожения документов за номером, DIN 66399. |
| Минимальный объем | 1 коробка (0.02 м³) |
| Способ уничтожения | Шредер промышленный |
| Формат услуги | Выездная / Стационарная |
| Подтверждающие документы | Акт, видео, сертификат |
| Соответствие требованиям | ФЗ-402, ФНС, Росархив, сответствие нормам трудовой инспекции, МЧС, Роскомнадзора. (Роскомнадзор наш клиент может это тоже можно отметить) |
| Специалисты | С допусками к работе с конфиденциальной информацией |
Дополнительные параметры
Мы предлагаем:
Порядок оказания услуги
Заявка и консультация
Вы оставляете заявку на сайте или по телефону. Наш специалист проводит бесплатную консультацию, уточняет детали
Экспертиза документов
Наши эксперты проводят осмотр документов, определяют сроки хранения, составляют опись
Составление акта
Формируем акт о выделении документов к уничтожению, согласовываем с клиентом
Процесс уничтожения
Проводим уничтожение документов шредером уровня P-5. При необходимости — видеозапись
Оформление документов
Составляем акт об уничтожении, сертификат. Передаем полный пакет документов клиенту
Утилизация отходов
Измельченная бумага отправляется на переработку. Мы заботимся об экологии
Документы и гарантии
Акт о выделении к уничтожению
Документ, подтверждающий экспертизу ценности и выделение документов к уничтожению
Акт об уничтожении
Основной документ, подтверждающий факт уничтожения документов
Видеозапись процесса
Полная видеозапись процесса уничтожения (по желанию клиента)
Сертификат соответствия
Подтверждение уровня секретности и используемого оборудования
Гарантии и страхование
Компания «ЮВ-Трейд» предоставляет гарантии на все оказываемые услуги:
Часто задаваемые вопросы
Сроки хранения бухгалтерских документов регулируются Федеральным законом №402-ФЗ и составляют:
- Первичные учетные документы — 5 лет
- Бухгалтерская отчетность — 5 лет
- Налоговые декларации — 5 лет
- Документы по расчетам с персоналом — 75 лет
- Учредительные документы — постоянно
Да, экспертиза ценности документов является обязательным этапом перед уничтожением. Она проводится для:
- Определения точных сроков хранения каждого типа документов
- Выделения документов с неистекшими сроками хранения
- Составления описи документов, подлежащих уничтожению
- Формирования обоснования для уничтожения
Наши эксперты проводят бесплатную экспертизу в рамках услуги.
Уровень секретности P-5 — это высший уровень защиты при уничтожении документов согласно стандарту DIN 66399. Он означает, что документы измельчаются до частиц размером не более 1×5 мм, что делает невозможным восстановление информации даже с использованием специального оборудования.
Для бухгалтерских документов мы рекомендуем именно этот уровень защиты, так как они часто содержат конфиденциальную финансовую информацию.
Да, мы предоставляем услугу по уничтожению электронных носителей информации:
- Жесткие диски (HDD, SSD)
- Флеш-накопители
- Диски (CD, DVD, Blu-ray)
- Магнитные ленты
Уничтожение производится с помощью специального оборудования, обеспечивающего физическое разрушение носителя и невозможность восстановления данных.
Мы предлагаем несколько вариантов решения:
- Выездная служба — наши специалисты приедут в каждое место хранения документов
- Консолидация документов — мы поможем организовать сбор документов в одном месте
- Поэтапное уничтожение — уничтожение документов партиями по графику
Стоимость услуги будет рассчитана с учетом количества мест и объемов документов.
Сроки проведения экспертизы
Стандартные сроки проведения экспертизы ценности составляют от 3 до 10 рабочих дней в зависимости от объёма документации. Для небольших архивов (до 50 дел) экспертиза может быть выполнена в течение 1-2 рабочих дней. Срочная экспертиза — от 24 часов (по предварительной договорённости).
Что нужно подготовить?
Для оперативного проведения экспертизы ценности рекомендуем подготовить:
- Документы, систематизированные по годам и категориям
- Описи дел (при наличии)
- Утверждённые в организации перечни документов с указанием сроков хранения
- Устав организации и положение об архиве (если имеется)
- Контактные данные ответственного за документооборот сотрудника
Наши специалисты проведут полную оценку вашей документации и подготовят все необходимые документы для легального уничтожения документов с истёкшими сроками хранения.
