Аудит архива документов перед уничтожением
В стоимость входит: экспертиза документов, уничтожение шредером уровня P-5, составление акта об уничтожении, сертификат соответствия.
Аудит архива документов в Москве
Что проверяется в ходе аудита?
📋 Сроки хранения документов
Анализ каждого документа на соответствие установленным срокам хранения согласно Перечню типовых архивных документов
💰 Ценность информации
Экспертиза значимости документов для деятельности организации и возможных юридических последствий
📅 Организация архива
Оценка систематизации, маркировки и доступности документации для дальнейшей работы
Зачем необходим аудит перед уничтожением?
Согласно Федеральному закону №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и другим нормативным актам, уничтожение документов возможно только после проведения экспертизы ценности. Аудит архива позволяет:
- Избежать случайного уничтожения документов с неистёкшим сроком хранения
- Подготовить полный пакет документов для легального уничтожения
- Составить акт о выделении документов к уничтожению установленного образца
- Минимизировать риски штрафов и претензий со стороны контролирующих органов
- Оптимизировать расходы на хранение архивных материалов
Наша компания проводит аудит с учётом специфики вашей отрасли и особенностей документооборота, обеспечивая полное соответствие законодательным требованиям.
Характеристики услуги
| Срок выполнения | 1-3 рабочих дня |
| Уровень конфиденциальности | от 3-го до 6-го класса, по уровню секретности, регламентированным международным стандартом уничтожения документов за номером, DIN 66399. |
| Минимальный объем | 1 коробка (0.02 м³) |
| Способ уничтожения | Шредер промышленный |
| Формат услуги | Выездная / Стационарная |
| Подтверждающие документы | Акт, видео, сертификат |
| Соответствие требованиям | ФЗ-402, ФНС, Росархив, сответствие нормам трудовой инспекции, МЧС, Роскомнадзора. (Роскомнадзор наш клиент может это тоже можно отметить) |
| Специалисты | С допусками к работе с конфиденциальной информацией |
Дополнительные параметры
Услуга по уничтожению документов может быть адаптирована под конкретные потребности вашей организации. Мы предлагаем:
Порядок оказания услуги
Заявка и консультация
Вы оставляете заявку на сайте или по телефону. Наш специалист проводит бесплатную консультацию, уточняет детали
Экспертиза документов
Наши эксперты проводят осмотр документов, определяют сроки хранения, составляют опись
Составление акта
Формируем акт о выделении документов к уничтожению, согласовываем с клиентом
Процесс уничтожения
Проводим уничтожение документов шредером уровня P-5. При необходимости — видеозапись
Оформление документов
Составляем акт об уничтожении, сертификат. Передаем полный пакет документов клиенту
Утилизация отходов
Измельченная бумага отправляется на переработку. Мы заботимся об экологии
Документы и гарантии
Акт о выделении к уничтожению
Документ, подтверждающий экспертизу ценности и выделение документов к уничтожению
Акт об уничтожении
Основной документ, подтверждающий факт уничтожения документов
Видеозапись процесса
Полная видеозапись процесса уничтожения (по желанию клиента)
Сертификат соответствия
Подтверждение уровня секретности и используемого оборудования
Гарантии и страхование
Компания «ЮВ-Трейд» предоставляет гарантии на все оказываемые услуги:
Часто задаваемые вопросы
Сроки хранения бухгалтерских документов регулируются Федеральным законом №402-ФЗ и составляют:
- Первичные учетные документы — 5 лет
- Бухгалтерская отчетность — 5 лет
- Налоговые декларации — 5 лет
- Документы по расчетам с персоналом — 75 лет
- Учредительные документы — постоянно
Да, экспертиза ценности документов является обязательным этапом перед уничтожением. Она проводится для:
- Определения точных сроков хранения каждого типа документов
- Выделения документов с неистекшими сроками хранения
- Составления описи документов, подлежащих уничтожению
- Формирования обоснования для уничтожения
Наши эксперты проводят бесплатную экспертизу в рамках услуги.
Уровень секретности P-5 — это высший уровень защиты при уничтожении документов согласно стандарту DIN 66399. Он означает, что документы измельчаются до частиц размером не более 1×5 мм, что делает невозможным восстановление информации даже с использованием специального оборудования.
Для бухгалтерских документов мы рекомендуем именно этот уровень защиты, так как они часто содержат конфиденциальную финансовую информацию.
Да, мы предоставляем услугу по уничтожению электронных носителей информации:
- Жесткие диски (HDD, SSD)
- Флеш-накопители
- Диски (CD, DVD, Blu-ray)
- Магнитные ленты
Уничтожение производится с помощью специального оборудования, обеспечивающего физическое разрушение носителя и невозможность восстановления данных.
Мы предлагаем несколько вариантов решения:
- Выездная служба — наши специалисты приедут в каждое место хранения документов
- Консолидация документов — мы поможем организовать сбор документов в одном месте
- Поэтапное уничтожение — уничтожение документов партиями по графику
Стоимость услуги будет рассчитана с учетом количества мест и объемов документов.
Сроки проведения аудита
Стандартный срок проведения аудита архива — 3-7 рабочих дней в зависимости от объёма документации. Для небольших архивов (до 100 коробок) аудит может быть выполнен в течение 1-2 рабочих дней. Срочные проверки осуществляются по индивидуальной договорённости.
Что нужно подготовить для аудита?
Для эффективного проведения аудита рекомендуем подготовить:
- Доступ к архивным помещениям или зонам хранения
- Опись имеющейся документации (если есть)
- Информацию о годах формирования архива
- Реквизиты организации для оформления договора
- Данные ответственного лица за документооборот
После завершения аудита вы получите подробный отчёт с перечнем документов, подлежащих уничтожению, и готовый пакет документов для дальнейшего оформления услуги по уничтожению.
