Протокол о выделении к уничтожению документов

В делопроизводстве регулярно возникает необходимость освобождать архивы от документов с истекшими сроками хранения. Для этого оформляется протокол о выделении к уничтожению документов – официальный акт, фиксирующий решение комиссии о списании бумаг. Рассмотрим, как правильно составлять этот документ, какие бумаги подлежат уничтожению и как организовать процедуру в соответствии с законодательством.

Когда требуется протокол?

Документы, утратившие юридическую и практическую ценность, подлежат утилизации. Однако просто выбросить их нельзя – необходимо оформить протокол, подтверждающий законность процедуры. Основания для выделения документов к уничтожению:

• Истечение сроков хранения, установленных нормативными актами.
• Окончание периода, в течение которого бумаги имеют силу (например, договоры после завершения обязательств).
• Повреждение, делающее невозможным дальнейшее использование.

Протокол составляется по итогам заседания комиссии, которая проверяет, можно ли уничтожить документы.

Какие документы подлежат уничтожению?

Не все бумаги разрешено утилизировать даже после истечения сроков хранения. К уничтожению не допускаются:

• Документы, имеющие историческую или научную ценность.
• Бумаги, связанные с личными данными, если не соблюдены требования закона о защите информации.
• Судебные, финансовые и налоговые документы, сроки хранения которых не истекли.

Перед выделением к утилизации комиссия проверяет каждое дело, сверяясь с номенклатурой и законодательными нормами.

Как правильно оформить протокол?

Документ заполняется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты:

1. Название («Протокол заседания комиссии по выделению документов к уничтожению»).
2. Дату и место составления.
3. Состав комиссии (ФИО, должности членов).
4. Перечень документов, подлежащих утилизации (с указанием сроков хранения).
5. Решение комиссии (например: «Документы, перечисленные в акте, подлежат уничтожению»).
6. Подписи ответственных лиц.

После оформления протокол передается на утверждение руководителю организации.

Порядок уничтожения документов

Процедура проводится в несколько этапов:

1. Проверка сроков хранения – комиссия сверяет документы с номенклатурой дел.
2. Составление акта – фиксируется перечень бумаг, подлежащих утилизации.
3. Утверждение протокола – руководитель подписывает решение.
4. Передача документов на уничтожение – бумаги измельчаются или сжигаются с соблюдением норм конфиденциальности.

Важно: уничтожение должно проводиться так, чтобы исключить восстановление информации.

Заключение

Протокол о выделении к уничтожению документов – обязательный этап архивного делопроизводства. Он подтверждает законность утилизации и защищает организацию от юридических рисков. Чтобы правильно оформить акт, следует проверить сроки хранения, созвать комиссию и соблюсти все требования к процедуре уничтожения.

Если у вас остались вопросы по предоставлению документов или оформлению протокола, обратитесь к экспертам в области делопроизводства.