Протокол комиссии по уничтожению документов

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения – важный этап документооборота в любой организации. Для законного проведения этой процедуры необходимо правильно оформить протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов. В этой статье мы рассмотрим порядок составления этого документа и приведем его образец.

Что такое протокол комиссии по уничтожению документов?

Протокол комиссии по уничтожению документов – это официальный документ, который фиксирует решение экспертной комиссии о выделении документов, подлежащих уничтожению. Он составляется по результатам заседания комиссии и служит основанием для последующего уничтожения бумаг.

Экспертный состав комиссии рассматривает документы, срок хранения которых истек, принимает решение об их дальнейшей судьбе и оформляет соответствующий акт. Протокол является обязательным документом при проведении экспертизы ценности бумаг.

Порядок составления протокола

Составление протокола экспертной комиссии по уничтожению документов включает несколько важных шагов:

• Формирование экспертной комиссии, в состав которой входят квалифицированные специалисты в области документооборота
• Проведение заседания комиссии для рассмотрения вопроса об уничтожении документов
• Отбор дел и документов, срок хранения которых истек
• Экспертиза ценности каждого документа
• Принятие решения о выделении документов для уничтожения
• Оформление протокола заседания
• Согласование документа с руководством организации

Важно отметить, что уничтожение документов без оформления соответствующего протокола является нарушением установленного порядка и может повлечь за собой ответственность.

Образец протокола экспертной комиссии по уничтожению документов

Протокол заседания экспертной комиссии должен содержать следующие обязательные элементы:

• Наименование организации
• Дату проведения заседания
• Список членов комиссии с указанием их должностей
• Повестку дня (вопрос об уничтожении документов)
• Результаты рассмотрения каждого дела или группы документов
• Решение комиссии с перечнем документов, подлежащих уничтожению
• Подписи всех членов комиссии

Пример протокола может включать таблицу с перечнем уничтожаемых документов, где указываются: номер дела, заголовок, крайние даты, количество листов и срок хранения. Это делает документ более наглядным и удобным для работы.

Важные моменты при оформлении протокола

При составлении протокола комиссии по уничтожению документов необходимо учитывать несколько ключевых аспектов:

1. Все члены комиссии должны быть ознакомлены с порядком проведения экспертизы ценности документов. Экспертный подход к рассмотрению каждого дела – обязательное требование.

2. В протоколе необходимо четко указать основания для уничтожения – истекшие сроки хранения, отсутствие практической ценности или другие законные причины.

3. Документы, подлежащие уничтожению, должны быть перечислены максимально подробно, чтобы исключить возможность ошибки.

4. Решение комиссии оформляется в виде отдельного пункта протокола и должно быть сформулировано однозначно.

5. После заседания и составления протокола необходимо оформить акт об уничтожении документов, который будет подтверждать факт проведения процедуры.

Частые вопросы о протоколе комиссии

Как часто нужно проводить заседания комиссии по уничтожению документов?

Периодичность заседаний зависит от объема документооборота в организации. Обычно собрания проводят 1-2 раза в год, когда накапливается достаточное количество документов с истекшими сроками хранения.

Кто должен входить в состав экспертной комиссии?

В комиссию включают сотрудников, ответственных за делопроизводство, представителей архивной службы, юристов и других специалистов, компетентных в вопросах документооборота. Состав утверждается приказом руководителя организации.

Нужно ли хранить протокол после уничтожения документов?

Да, протокол заседания экспертной комиссии подлежит хранению в течение установленного срока (обычно не менее 5 лет) как документ, подтверждающий законность проведенной процедуры.

Правильно оформленный протокол комиссии по уничтожению документов – гарантия того, что процедура будет проведена в соответствии с действующим законодательством и внутренними регламентами организации. Использование приведенного образца поможет избежать ошибок при составлении этого важного документа.