Приказ о создании комиссии по уничтожению документов

В ходе документооборота крупных компаний накапливается большое количество бумажных документов. Часть из них должна храниться в офисе в течение определенного времени, в то время как другая часть теряет свою юридическую значимость. В результате возникает необходимость уничтожить документы архива. Однако просто выбрасывать бумаги недостаточно. Это требует специальной процедуры, включающей участие специальной комиссии.

Скачать пустой бланк приказа о формировании комиссии по уничтожению документов .doc

Скачать образец приказа о формировании комиссии по уничтожению документов .doc

Способы избавления от бумаг

Избавление от бумаг предоставляет различные способы уничтожения:

1. Сжигание документации.
2. Сдача в пункт приема макулатуры.
3. Уничтожение с помощью шредера.
4. Иногда документы могут быть разорваны вручную. При отправке на макулатуру необходимо составить накладную или акт приема-передачи.

Создание комиссии

Для эффективного управления процедурой избавления от бумаг необходимо создать комиссию. Первый шаг — отбор бумаг на основании главы 4 Постановления 03-33/пс. Комиссия определит, какие документы больше не требуются, учитывая их срок действия и какие документы необходимо уничтожить в присутствии должностных лиц.

Комиссия может быть постоянной в компаниях с большим документооборотом, где уничтожение бумаг — регулярный процесс. В большинстве случаев она функционирует временно. В состав комиссии включают квалифицированных сотрудников, которые принимают решения о необходимости хранения той или иной бумаги в будущем.

Издание приказа

Компания «Название вашей компании»

Адрес: Город, Улица, Дом

Телефон: +X (XXX) XXX-XXXX

Электронная почта: info@вашакомпания.com

ПРИКАЗ

от «дата»

№ «номер приказа»

В соответствии с утвержденной политикой управления документами и для обеспечения безопасного уничтожения конфиденциальных документов, организуется Комиссия по утилизации документов.

1. Назначить Комиссию по уничтожению документов в следующем составе:
   1. Иванова Анна Петровна — Председатель Комиссии
   2. Смирнов Михаил Иванович — Член Комиссии
   3. Козлова Елена Сергеевна — Член Комиссии
2. Комиссии по уничтожению документов предоставить полномочия на принятие решений, связанных с выбором методов и способов уничтожения документов, а также определением сроков хранения и утилизации.
3. Комиссия обязана регулярно оценивать и утверждать перечень документов, подлежащих уничтожению, а также обеспечивать правильное и безопасное выполнение процедур уничтожения.
4. Ответственность за соблюдение установленных правил уничтожения документов и защиту конфиденциальной информации возлагается на Комиссию.
5. Комиссия представляет отчет о проделанной работе руководству компании.
6. Настоящий Приказ вступает в силу с момента его подписания.

(ФИО руководителя)

Это лишь примерная форма приказа. Он может иметь другой вид. К примеру, состав участников комиссии можно вынести в приложение к приказу.

Работа комиссии

Главной задачей комиссии является выбор документов для последующего уничтожения.
Рассмотрим все функции комиссии:

1. Отбор документов, которые должны быть переданы в архив.
2. Отбор документов с определенным сроком хранения, которые следует сохранить.
3. Выявление поврежденных документов, которые невозможно восстановить.
4. Проведение полной экспертизы всей документации.
5. Информацию о сроке хранения документов можно найти в номенклатуре.

ВАЖНО! Уничтожаются только те бумаги, срок хранения которых завершился на начало года, в котором запланировано уничтожение.

Документальное оформление уничтожения

После окончания процедуры по рассмотрению создается акт об их выделении к утилизации. В этот акт нужно внести сведения об уничтожаемых бумагах: наименование папки с делом, срок хранения, число листов. В завершении акта председатель должен проставить свою визу. После того, как акт оформлен, можно поместить все документы в отдельный шкаф. В любое время возможно их уничтожить.

Второй документ, который требуется заполнить – приказ о назначении процедуры. В нем должна содержаться вот эта информация:

• Дата.
• Основание для уничтожения (ранее составленный акт).
• Распоряжение.
• Способ избавления от бумаг.

Этот документ требуется завизировать. После этого производится уничтожение.

Акт об уничтожении архива документов

Последний документ, завершающий процедуру – акт об уничтожении. Утвержденной формы его нет. Документ составляется в свободной форме. Однако в нем должны присутствовать эти сведения:

• Способ избавления от документов.
• Исполнитель, ответственный за мероприятие.
• Опись бумаг, которые были уничтожены.

Если документы направлены на макулатуру, соответствующую запись требуется внести в акт. Кроме того, к нему нужно приложить копию акта передачи.

Срок хранения акта об уничтожении

Акты об утилизации хранятся на постоянной основе. Под них рекомендуется создать отдельное дело. Если это дело создано, в номенклатуру требуется внести положение о нем. Если компания будет реорганизована, дело передается преемнику. Если же компания ликвидируется, то данный документ направляется в городской архив.