Приказ, положение экспертной комиссии по уничтожению документов

Основные положения

Создание комиссии по уничтожению документов необходимо для организации экспертной оценки дел с истекшими сроками хранения, их отбора и последующего уничтожения в установленном порядке. Экспертную процедуру отбора дел комиссия проводит по правилам учета использования документации и сроков хранения дел, установленным типовыми перечнями и нормативными актами.

Экспертная комиссия образуется приказом руководителя организации и действует на постоянной основе, в целях обеспечения основной архивной работы и порядка обработки архивных документов.

Данное положение применяется во всех структурных подразделениях организации и в органах муниципального уровня, если иное не установлено внутренними актами учреждения.

Отдельным локальным актом утверждается положение, по которому экспертной комиссией по уничтожению архивных дел проводится экспертиза ценности материалов.

В положении должны содержаться информация о функциях группы, составе, порядке проведения экспертизы ценности дел, условиях проведения мероприятия по уничтожению и передачи архив в места постоянного хранения.

На основании этого положения члены группы и представители архивной службы принимают решения о выделении уничтожению документы подлежащие списанию и передаче дел в архив.

Такое положение о порядке обработки и хранения документов, образующихся в ходе деятельности компании, действует как основной правовой документ, определяющим правила комплектования архивной документации.

При утверждении положения руководитель издает соответствующий приказ и знакомит с приказом членов группы под подпись, что фиксируется в актах и описи.

Уничтожение документов проводится в строгом соответствии с нормативными актами, регулирующими сроки хранения различных категорий дел, включая персональные данные, финансовые, кадровые и другие виды документации.

Такие документы учитываются в описи и передаются в архивного фонда организации по правилам, установленным для архивных документов.

Состав экспертной группы

Формирование экспертной группы осуществляется с учетом следующих требований:

• В состав экспертной комиссии включаются квалифицированные специалисты, обладающие экспертной оценкой в области документооборота и готовые проводить экспертную экспертизу ценности документов
• Обязательно включение представителя архивной службы или ответственного за делопроизводство и бухгалтерские документы
• Рекомендуется включение юриста для оценки правовых аспектов уничтожения и согласование решений с кадровой службы
• Количество членов группы должно быть не менее трех человек для обеспечения коллегиального решения

Назначение председателя экспертной комиссии производится приказом руководителя организации. Председатель несет ответственность за организацию работы группы и соблюдение установленных процедур, а также за экспертную проверку сроков хранения.

При работе комиссией ведутся протоколы заседаний и акты отбора дел, а экспертиза ценности документов проводится в связи с требованиями архивного фонда и политики учреждения.

В комиссию включают представителей бухгалтерской и кадровой служб, а при необходимости и иных лиц, принимающих участие в отборе документов.

Порядок работы экспертной комиссии

Комиссия по уничтожению документов проводит свою работу в соответствии со следующим регламентом. Решения комиссией принимаются простым большинством голосов присутствующих лиц.

• Экспертиза дел на предмет истечения сроков хранения проводится не реже одного раза в год, в случае больших объемов документации допускается проведение дополнительных заседаний
• Отбор дел для уничтожения осуществляется на основании номенклатуры дел и нормативных сроков хранения, а также типовых перечней
• По результатам работы составляется акт о выделении дел на уничтожение, который относится к внутренним актам организации
• Уничтожать документы можно только после утверждения акта руководителем организации и при наличии согласование с архивной службы
• Протокол заседания комиссии должен содержать перечень отобранных документов с указанием сроков их хранения и ссылки на правовые акты

При работе комиссией ведется отбор документов подлежащих списанию, проводится экспертную оценку и определения условий уничтожения.

Процедура уничтожения документов

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения производится одним из следующих способов, в соответствии с правилам и требованиями российского законодательства и власти государственных органов:

• Передача специализированной организации, имеющей лицензию на уничтожение документов и оказывающей услуги по утилизации в Москве, на основании договора и акта
• Механическое уничтожение (шредирование) в присутствии членов комиссии и ответственный работника
• Сжигание (для документов, содержащих конфиденциальную информацию и персональных данных)

Оформлять акт об уничтожении документов необходимо в двух экземплярах. Один экземпляр остается в организации, второй передается в архив. Акт должен содержать следующие данные:

• Дату и место составления и проведения мероприятия
• Состав комиссии и распределение функций между членами
• Перечень уничтоженных документов с указанием сроков хранения и ссылки на перечень типовых сроков
• Способ уничтожения и место его проведения
• Подписи всех членов комиссии и других лиц, присутствий при уничтожении

Настоящий приказ о создании комиссии по уничтожению документов вступает в силу с момента его подписания и действует до издания нового распоряжения. Контроль за исполнением приказа возлагается на руководителя организации, который при необходимости издает дополнительные приказы и распоряжением уточняет порядок работы.

В приказе также может содержаться информация об оплате труда членов группы, порядке передачи архив и условиях хранения документации до момента уничтожения.

Создавать комиссию по уничтожению документов рекомендуется в начале календарного года, чтобы своевременно проводить экспертизу старых документов и освобождать места хранения. Экспертную работу по отбору дел проводят регулярно, чтобы исключить риски, связанные с нарушением сроков хранения.

Работа группы должна быть организована таким образом, чтобы уничтожать документы своевременно, не допуская их накопления, при этом решения комиссией фиксируются в актах и описи дел.

Образец приказа о формировании комиссии по уничтожению документов может быть адаптирован под конкретные нужды организации с учетом специфики ее документооборота, кадровые особенности, а также требований нормативных актов Российской Федерации.

Экспертную документацию по проект приказа и положению можно создать с помощью примерная форма приказа, которая составляет основу для внутренней документации компании.