Приказ о создании комиссии по уничтожению документов

В соответствии с требованиями законодательства о порядке хранения и уничтожения документов, а также для обеспечения систематизации архивной работы, издается настоящий приказ о формировании комиссии по уничтожению документов.

Основные положения

Создание комиссии по уничтожению документов необходимо для организации экспертной оценки документов с истекшими сроками хранения, их отбора и последующего уничтожения в установленном порядке. Комиссия образуется приказом руководителя организации и действует на постоянной основе.

Уничтожение документов проводится в строгом соответствии с нормативными актами, регулирующими сроки хранения различных категорий документов, включая персональные данные, финансовые, кадровые и другие виды документации.

Состав комиссии

Формирование комиссии осуществляется с учетом следующих требований:

• В состав комиссии включаются квалифицированные специалисты, обладающие экспертной оценкой в области документооборота
• Обязательно включение представителя архивной службы или ответственного за делопроизводство
• Рекомендуется включение юриста для оценки правовых аспектов уничтожения
• Количество членов комиссии должно быть не менее трех человек

Назначение председателя комиссии производится приказом руководителя организации. Председатель несет ответственность за организацию работы комиссии и соблюдение установленных процедур.

Порядок работы комиссии

Комиссия по уничтожению документов проводит свою работу в соответствии со следующим регламентом:

• Экспертиза документов на предмет истечения сроков хранения проводится не реже одного раза в год
• Отбор документов для уничтожения осуществляется на основании номенклатуры дел и нормативных сроков хранения
• По результатам работы составляется акт о выделении документов к уничтожению
• Уничтожать документы можно только после утверждения акта руководителем организации
• Протокол заседания комиссии должен содержать перечень отобранных документов с указанием сроков их хранения

Процедура уничтожения документов

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения производится одним из следующих способов:

• Передача специализированной организации, имеющей лицензию на уничтожение документов
• Механическое уничтожение (шредирование) в присутствии членов комиссии
• Сжигание (для документов, содержащих конфиденциальную информацию)

Оформлять акт об уничтожении документов необходимо в двух экземплярах. Один экземпляр остается в организации, второй передается в архив. Акт должен содержать следующие данные:

• Дату и место составления
• Состав комиссии
• Перечень уничтоженных документов с указанием сроков хранения
• Способ уничтожения
• Подписи всех членов комиссии

Настоящий приказ о создании комиссии по уничтожению документов вступает в силу с момента его подписания и действует до издания нового распоряжения. Контроль за исполнением приказа возлагается на руководителя организации.

Создавать комиссию по уничтожению документов рекомендуется в начале календарного года, чтобы своевременно проводить экспертизу старых документов и освобождать места хранения. Работа комиссии должна быть организована таким образом, чтобы уничтожать документы своевременно, не допуская их накопления.

Образец приказа о формировании комиссии по уничтожению документов может быть адаптирован под конкретные нужды организации с учетом специфики ее документооборота и требований нормативных актов.