Как составить акт на уничтожение документов

Акт на уничтожение документов является официальным документом, который фиксирует факт уничтожения определенных документов. Вот общий шаблон для составления такого акта:

1. Заголовок: Акт № [номер акта] о уничтожении документов.
2. Дата и место составления: Дата составления акта: [дата]. Место составления акта: [адрес или наименование организации].
3. Участники процесса уничтожения: Присутствовали при уничтожении и подписали акт:
   • [ФИО сотрудника/ов, участвующих в уничтожении].
4. Перечень уничтоженных документов: Перечислить документы, подлежащие уничтожению, с указанием их наименования, даты создания, идентификационных номеров (если применимо) и количества.
5. Метод уничтожения: Описать способ уничтожения документов (например, сжигание, измельчение, уничтожение на магнитных носителях, др.).
6. Дата и время уничтожения: Указать точную дату и время, когда произошло уничтожение документов.
7. Обстоятельства уничтожения: Описать обстоятельства, сопровождавшие уничтожение, например, место, условия, специальные требования, соблюдение безопасности.
8. Ответственные лица: Указать ФИО и должность лиц, ответственных за процесс уничтожения документов.
9. Заключение: Строк «Документы уничтожены в соответствии с установленными процедурами и правилами безопасности».
10. Подписи и печати: Подписи ответственных сотрудников, присутствовавших при уничтожении, с указанием должности. Также может быть включена организационная печать.
11. Примечания: Любая дополнительная информация или примечания, необходимые для уточнения контекста или другой важной информации.

Акт о фактическом уничтожении документов с истекшим сроком хранения является важным официальным документом, подтверждающим уничтожение документов в соответствии с установленными сроками хранения. Вот как его можно составить:

1. Заголовок: Акт № [номер акта] о фактическом уничтожении документов с истекшим сроком хранения.
2. Дата и место составления: Дата составления акта: [дата]. Место составления акта: [адрес или наименование организации].
3. Участники процесса уничтожения: Присутствовали при уничтожении и подписали акт:
   • [ФИО сотрудника/ов, участвующих в уничтожении].
4. Перечень уничтоженных документов: Перечислить документы, подлежащие уничтожению, с указанием их наименования, даты создания, идентификационных номеров (если применимо) и сроков хранения.
5. Метод уничтожения: Описать способ уничтожения документов (например, сжигание, измельчение, уничтожение на магнитных носителях, др.).
6. Дата и время уничтожения: Указать точную дату и время, когда произошло уничтожение документов.
7. Обстоятельства уничтожения: Описать обстоятельства, сопровождавшие уничтожение, например, место, условия, специальные требования, соблюдение безопасности.
8. Ответственные лица: Указать ФИО и должность лиц, ответственных за процесс уничтожения документов.
9. Заключение: Строк «Документы уничтожены в соответствии с установленными процедурами и правилами безопасности, с учетом истекших сроков хранения».
10. Подписи и печати: Подписи ответственных сотрудников, присутствовавших при уничтожении, с указанием должности. Также может быть включена организационная печать.
11. Примечания: Любая дополнительная информация или примечания, необходимые для уточнения контекста или другой важной информации.

Этот акт подтверждает, что уничтожение документов было проведено в соответствии с правилами и политиками организации по обработке документов с истекшим сроком хранения.