Сроки уничтожения архивных документов

Определение сроков хранения документов

Срок — это временной промежуток, в течение которого документ должен находиться на хранении . Он зависит от типа документа, его юридической значимости и регулируется такими нормативными актами, как НК РФ, ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также Перечнем типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива № 236). Например, первичная финансовая документация хранится 5 лет, а трудовые договоры — до 75 лет. При этом важно понимать: если документ подлежит постоянному хранению , он не может быть уничтожен никогда.

Как определить, когда можно уничтожать дела/документы?

Для этого необходимо:

1. Убедиться, что установленный срок истёк .
2. Провести экспертизу ценности (выделение к уничтожению).
3. Составить акт о выделении документов к уничтожению.
4. Получить одобрение экспертной комиссии и руководителя организации.

Если срок хранения указан как «постоянно» или «до ликвидации организации», такие бумаги не подлежат уничтожению. Также нельзя уничтожать дела, содержащие информацию о реорганизации предприятия, создании учредительных документов или судебные материалы.

Пошаговый алгоритм уничтожения документов

Алгоритм уничтожения документов

1. Подготовка — формируется перечень дел, срок хранения которых истёк.
2. Экспертиза ценности — проводится комиссией, которая решает, какие документы можно уничтожать .
3. Составление акта — оформляется официальный документ о выделении материалов к уничтожению.
4. Утверждение акта — подписывается членами комиссии и руководителем.
5. Процедура уничтожения — осуществляется выбранным способом (измельчение, сжигание, стирание электронных файлов).
6. Акт об уничтожении — фиксирует факт выполнения процедуры и подписывается всеми участниками.

Способы уничтожения архивных документов

Существует несколько допустимых способов:

• Механическое уничтожение — использование шредера.
• Термическое уничтожение — сжигание.
• Химическое разрушение — применение специальных составов.
• Электронное удаление — полное стирание данных с носителей.

Важно, чтобы после уничтожения документ был полностью нечитаем и не восстановим.

Как отбирать документы на уничтожение

Отбор происходит по результатам экспертизы ценности. В комиссию входят специалисты из разных отделов, чтобы обеспечить объективную оценку. Документы рассматриваются по годам, начиная с самых ранних. Если есть сомнения в необходимости хранения, решение принимается в пользу сохранения.

Способы хранения и утилизации документов

Способы хранения документации

Документы могут храниться в бумажном и электронном виде. Для бумажных:

• Защита от влаги, света и пыли.
• Контроль доступа.
• Упорядочивание по годам и категориям.

Для электронных:

• Хранение на двух носителях.
• Резервное копирование.
• Проверка целостности данных каждые 5 лет.

Утилизация документов

Утилизация — это финальный этап, при котором документы выводятся из оборота. Это может происходить самостоятельно или с помощью сторонней фирмы. В любом случае оформляется акт, который должен содержать:

• Наименование документа.
• Способ уничтожения.
• Дату и место проведения.
• Подписи ответственных лиц.

Как составить акт на уничтожение документов

Образец акта на уничтожение документов

Акт оформляется в произвольной форме, но обязательно содержит:

• Название организации.
• Дату и место составления.
• Перечень уничтожаемых документов.
• Способ уничтожения.
• Подписи членов комиссии и руководителя.

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы относятся к категории с четко установленным сроком хранения — обычно 5–10 лет. При составлении акта указываются:

• Номер счета.
• Дата операции.
• Тип документа (платежное поручение, кассовый ордер и т. д.).

Как не ошибиться с датой акта

Дата акта должна соответствовать фактической дате уничтожения. Она указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ. Нельзя использовать прошедшую или будущую дату.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Если срок не указан, организация вправе установить его самостоятельно, исходя из своей деятельности. После истечения установленного периода оформляется акт по стандартной процедуре.

Документы, подлежащие уничтожению

Документы, которые уничтожают по истечении сроков хранения

Это включает:

• Первичные финансовые документы.
• Внутренние распоряжения.
• Личные дела сотрудников (по истечении 50–75 лет).

Документы со специальными условиями их уничтожения

К ним относятся:

• Документы с персональными данными — уничтожаются по запросу владельца или по окончании цели обработки.
• Документы с пометкой «Для служебного пользования» — требуют особого подхода при уничтожении.

Документы, которые не подлежат уничтожению

• Архивные документы Архивного фонда РФ.
• Документы о создании и реорганизации компании.
• Материалы, связанные с судебными разбирательствами.

Ответственность за нарушение порядка уничтожения

Нарушение правил хранения и уничтожения документов влечет административную ответственность. Штрафы для должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей, для организаций — от 5 000 до 10 000 рублей. Более серьезные последствия возможны, если из-за утраты документа компания не сможет защитить свои интересы в суде или налоговой.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Если все действия проведены в соответствии с законом, и акт оформлен корректно, то руководитель не несет ответственности. Однако важно соблюдать порядок и иметь все необходимые документы.

Итоги и рекомендации по уничтожению документов

Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:

• Ежегодно проводить экспертизу ценности.
• Сохранять акты об уничтожении.
• Не пренебрегать внутренними инструкциями.
• Своевременно обновлять номенклатуру дел.

Часто задаваемые вопросы по уничтожению документов

Как определить, что срок хранения истек? — По номенклатуре дел или актуальной редакции Перечня типовых документов.

Можно ли уничтожать документы раньше срока? — Нет, это является грубым нарушением и может повлечь штрафы.

Как правильно уничтожить электронные документы? — Полностью удалить с носителя или уничтожить сам носитель.

Кто должен входить в комиссию по уничтожению? — Представители бухгалтерии, юридического отдела, архивариус.

Можно ли хранить документы дольше установленного срока? — Да, это не запрещено, но может затруднять работу с текущими документами.