Сроки хранения документов в 2026 году

Обновленный обзор и ключевые сроки 2026 года

Материалы подготовлены в соответствии с приказом Росархива и единым перечнем архивных документов организации, бухгалтерского учета и налогового учета, с учетом положений кодексов и Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ; установлены требования к хранению данных и документов организации для годовые отчетные периоды 2023 года, 2024 года и 2025 года.

Для контроля, порядка и установлении сроков применяются решениям государственных органов, указанные нормы законов и общие правила делопроизводства, регистры, журналы и книги, а также положения о доступе в электронной сети и политике обработки персональных данных, в процессе деятельности бизнеса и услуг банка.

Сводная таблица: вид документа и срок хранения (актуально на 2026 год)

Вид документа	Срок хранения	Комментарии
Первичных учетных документов (акты, счета, ордера, накладные)	Не менее 5 лет	Для расходов и расчетов по налогов и взносам
Кассовые документы, приходные и расходные ордера	5 лет	Контролируются регистры бухгалтерского учета
Журналы операций, главная книга, книги учета	5 лет	Перечень и порядок утверждения — приказом Росархива
Декларации по налогового периода	6 лет	В разделе отчетности организаций
Счета-фактуры, книги покупок и книги продаж	5 лет	В течение лет по единый учет системы
Табели учета рабочего времени	5 лет	Кадрового учета и контроля отпусках
Трудовых договоров, соглашения, приказы по персоналу	50 лет / 75 лет	Созданные после 2003 года — 50 лет, до 2003 года — 75 лет
Штатное расписание	Постоянно	Основной документ кадрового делопроизводства
Коллективный договор	Не менее 10 лет	Порядок и положения — по кодексов и законов
График отпусков	3 года	С даты окончания действия графика
Аудиторские заключения	5 лет / Постоянно	К годовой отчетности — постоянно
Годовые формы бухгалтерского учета	Постоянно	Утверждения руководителя и специалистов

Хронология исчисления срока обычно фиксируется по 31 декабря соответствующего года, а окончание срока определяется в годах с даты, когда документ утверждения, приема или заключения был подписан, либо с момента получения подтверждающих материалов.

Что учесть при планировании архивных работ

• Перечень и вид документа фиксируются в номенклатуре дел, в соответствии с требования единый перечня архивных документов.
• Политика доступа и контроля в сети и на сайте регулирует использования электронной подписи, документооборота и информации в документе.
• Ответственных специалистов назначают по месту хранения документов, по действия инструкций и должностных положений.
• При проведении инвентаризации и изменении условий труда учитывайте табели, книги, журналы и акты, а также материалы расследований.
• Расчеты по взносам и расходах подтверждаются документами организации; порядок и сроки зависят от раздела налогового учета.
• При установлении сроков ориентируйтесь на указанные статьи законов и решений, на декабрь отчетного периода и на годы хранения.

Дополнительно: в документах организации отражаются финансовых операций, банка услуги, формы ордеров, регистры и бумаги, акты и книги; это важные материалы для контроля и соответствия кодексов.

Перечень тематических элементов, которые чаще всего встречаются в практике

• первичных учетных документов; документов организации; архивных документов; бухгалтерского учета; кассовые документы; регистры; журналы; книги; счета; ордера; акты
• учета рабочего времени; условий труда; отпусках; кадрового отношений; соглашения; приказом росархива; заключения; декларации; налогового учета
• перечня; порядок; течение; разделe; годовые формы; системы; декабря; расходы и расчеты; законов и кодексов; основной контроль; перечень дел
• политика доступа; получения и использования; постоянно; положений; изменении; материалов; финансовых информации; должностных инструкции; электронной подписи
• утверждения; материальных ценностей; установлении норм; соответствии; деятельности в сфере государственных услуг; ответственных; документооборота; делопроизводства; бумаг; работ; месту хранения; банка; услуг; форм

Сроки хранения документов

Категория документации компании Вид документов Срок хранения
Бухгалтерский учет	Первичная бухгалтерская документация

• кассовые документы;
• накладные и акты выполненных работ;
• платежные поручения, счета;
• авансовые отчеты;
• квитанции;
• акты о списании имущества, ТМЦ.

Не менее 5 лет

Регистры бухгалтерского учета:

• журналы операций;
• книги учета;
• учетные карточки;
• главная книга.

Не менее 5 лет

Документы учетной политики:

• учетная политика;
• изменения;
• дополнения;
• приложения.

Не менее 5 лет.
Бухгалтерская финансовая отчетность и аудиторские заключения:
Месячная отчетность	1 год, при наличии квартальной и годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно
Квартальная отчетность	5 лет, при наличии годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно.
Годовая бухгалтерская отчетность	Постоянно
Аудиторские заключения	Не менее 5 лет. В отношении годовой отчетности — постоянно.
Налоговый учет	Документы, используемые для подтверждения расчетов по налогам, сборам, взносам, в общем случае	Не менее 5 лет
Налоговые декларации и расчеты по налогам, сборам и взносам	Не менее 6 лет
Счета-фактуры	5 лет
Журнал учета счетов-фактур	Не менее 5 лет с момента внесения последней записи
Книги покупок и книги продаж
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду при исчислении УСН	В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка
Страховое обеспечение граждан во внебюджетные фонды	Документы, необходимые на исчисления и уплаты страховых взносов	Не менее 6 лет
Расчет по форме 4-ФСС	5 лет с момента принятия отчетности Фондом
Квитанция о приеме 4-ФСС
Налоговый учет	Документы по личному составу: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и др
Созданные до 2003 года	75 лет
Созданные после 2003 года	50 лет
Коллективный договор организации	Не менее 10 лет
Штатное расписание	Постоянно
График отпусков	Не менее 3 лет с момента окончания его срока действия
Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее)	До момента востребования, но не более 75 лет, в отношении оформленных до 2003 года и 50 лет, в отношении оформленных после 2003 года

Практические разъяснения по применению Перечня и приказа Росархива

Перечень архивных документов организации и приказом росархива устанавливают порядок, по которому документы организации систематизируются по видам, разделам и регистрам бухгалтерского учета, налогового учета и кадрового учета. Для документов указанные требования действуют как общий регламент делопроизводства и документооборота, где основной акцент делается на контроле, утверждения, получении и доступе, а также на проведении экспертизы ценности материалов и форм.

• Вид документа фиксируется в номенклатуре дел, где перечень и положения о хранениях утверждаются руководителем и ответственными специалистами.
• Регистры, журналы, книги счетов и кассовые документы относятся к первичных учетных документов и включаются в единый учет системы документооборота.
• Декларации, расчеты по налогов, взносам и сведения о расходах подшиваются в разделe налогового учета, с отметками о приема и действия комиссий.
• Трудовых договоров, соглашения, приказы и табели учета рабочего времени ведутся кадрового подразделением, в соответствии с кодексов и законов.
• Политика доступа к информации и обработке персональных данных оформляется локальными актами, с указанием ответственных, сети и уровня использования электронной подписи.

Как определить момент, с которого начинает течь срок хранения

• Дата утверждения годовые отчетных форм и заключения аудита — для регистров бухгалтерского учета и финансовых документов.
• Дата последней записи в журнале, книге или карточке — для учетных регистров и ордера.
• Дата окончания действия договора, соглашения или приказа — для договорных и кадровых документов.
• Дата завершения расчетов и приема материалов — для актов, счетов и первичных бумаг по расходах.
• Дата составления акта о списании материальных ценностей — для инвентаризационных работ и актов.
• Для документов по отпусках, условиях труда и учета рабочего времени — дата завершения периода контроля.

Хранения фиксируются на обложках дел и в номенклатуре, где в установлении сроков делается отметка о декабрь отчетного периода, о проведении экспертизы ценности и об установлении дальнейших действий.

Ответственность и контроль

Нарушение требований к хранениями документов организации, бухгалтерского учета и налогового учета влечет риски по статьями кодексов и законам. В процессе деятельности бизнеса важно поддерживать общие положения внутреннего контроля: назначить ответственных, вести журналы выдачи, оформлять акты передачи, соблюдать политику доступа и обеспечивать соответствие государственным стандартам делопроизводства.

• Контроль осуществляется по решениям комиссий и должностных лиц; результаты оформляются актами и протоколами.
• Рекомендовано применять электронной системы документооборота, с регистрацией операций и логированием доступа.
• При изменении процессeй и положений локальные стандарты обновляются новыми редакциями, с утверждения руководителя и ознакомлением сотрудников.

Организация архивного дела: чек-лист

• Составьте перечень дел по разделам: бухгалтерского учета, налогового учета, кадрового отношений, материалов проектов и финансовых документов.
• Определите место хранения документов: архив компании, сейф, помещение с режимом доступа и контролем среды.
• Назначьте ответственных специалистов; закрепите должностных инструкции и порядок проведения экспертизы ценности.
• Настройте систему учета выдач: книги, журналы и формы ордеров, акты, карточки контроля получения.
• Создайте политику информационной безопасности: уровни доступа, правила использования электронной подписи и работы в сети.
• Обеспечьте резервные копии для документов в электронном виде и регламенты по восстановлению.
• Для документов организации по персональным данным — соблюдайте требования о защите и обработке персональных сведений, в соответствии с положений и законам.

Отбор к уничтожению после истечения срока

Когда срок хранения документов истек, комиссия формирует перечень дел к уничтожению, составляет акты, указывает вид документа, индекс, наименование, количество единиц хранения и основание исключения. В соответствии с решениям и установленном порядке бумаги передаются подрядчику для утилизации, где услуги включают прием бумаг, вывоз и предоставление подтверждающих документов для контроля.

• Опора на указанные регистры и номенклатуру дел гарантирует корректное установлении срока и законность действий.
• Для документов организации по налогового раздела допускается предварительная проверка на предмет незавершенных расчетов и споров.
• Архивные документов, включенные в постоянно, из отбора исключаются.

FAQ: частые вопросы специалистов

• Вопрос: Можно ли объединять разные виды документов в одну папку? Ответ: только при совпадении вида, раздела и срока; иначе делопроизводства требует раздельного учета и регистров.
• Вопрос: Что делать при утрате регистров? Ответ: составить акты, уведомить руководителя, провести восстановление по счетов, ордера и материалам банка; в процессe — обеспечить внутренний контроль.
• Вопрос: Как оформить передачу подрядчику? Ответ: акты приема-передачи, перечень по видам, подписи ответственных, указание оснований и реквизитов организации.
• Вопрос: Нужен ли доступ внешних проверяющих к электронным копиям? Ответ: доступ предоставляется по политика компании, в соответствии с законам и кодексов, с журналированием действий в системе.
• Вопрос: Как учитывать документы по соглашения с сотрудниками? Ответ: вести в кадрового разделе, фиксировать изменения, продления и расторжения, оформлять приказы и табели.

Рекомендуемый шаблон акта отбора дел к уничтожению

Акт № ____ об отборе дел к уничтожению Организация: ______________________ Основание: решения комиссии и номенклатура дел; приказом росархива; единый перечень архивных документов Состав комиссии: ___________________ Перечень: — Вид документа: ___________________ — Индекс: __________________________ — Наименование: ____________________ — Кол-во единиц хранения: __________ — Основание исключения: ____________ Подписи ответственных: _____________

Навигация по разделам и источникам норм

• Единый перечень архивных документов и методические указания: ориентир по установлении сроков и применению критериев ценности.
• Статьи кодексов и законов: налогового, трудового и гражданского; применяются к действиям компании в сфере финансовых операций и отношений с работниками.
• Порядок документооборота: регистры, журналы, книги, формы и акты; общие правила делопроизводства и контроля.

Критические точки контроля

• Проверяйте соответствие указанных реквизитов в документе: дата утверждения, номер, подпись, печать, отметки о приема.
• Отражайте в информации о делах сведения о материальных носителях, месте хранения, ответственном лице и времени отбора.
• Ведите учет финансовых операций по счетов, банковским выпискам и ордера с привязкой к регистрам.
• Фиксируйте изменении в локальных положений и процедуре хранения, в соответствии с политикой и общие требования.

Сервисная поддержка и консультации

Вы можете задать любые вопросы, касающиеся уничтожения и утилизации бумажной документации и макулатуры, нашим сотрудникам. Они предоставят развернутые консультации по каждому из них, включая порядок отбора, перечень дел, оформление актов и контроль законности действий.

Телефон:+7 (926) 800-49-61

(Круглосуточно)

Офис:+7 (495) 664-49-61

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Вы соглашаетесь с

политикой конфиденциальности

и даете согласие на обработку персональных данных.

Краткие рекомендации по оформлению дел

• Нумеруйте листы, используйте единый формат подписи и утверждения для важных документов.
• Закрепляйте порядок проведения экспертизы ценности и устанавливайте критерии отбора совместно со специалистами архива.
• Поддерживайте корректный учет документооборота: регистрации входящих, исходящих и внутренних бумаг, актов и работ.
• В процессe проверок предоставляйте запрошенные документы организации по регламенту доступа, в соответствии с решениям и требования.

Итог

Системный подход к хранениями документов, четкий перечень, регламентация порядка и контроль ответственных лиц снижают риски, упрощают проверки и обеспечивают соответствие положений законам. По истечении установленного срока документы передаются на утилизацию с оформлением необходимых актов и подтверждений, что подтверждает прозрачность деятельности и дисциплину учета.