Порядок уничтожения кадровых документов

Уничтожение кадровых документов должно проводиться в соответствии с законодательством и правилами, установленными для хранения и утилизации конфиденциальных данных. Вот общий порядок уничтожения кадровых документов:

1. Соблюдение сроков хранения: Перед началом уничтожения кадровых документов убедитесь, что все документы хранятся в соответствии с установленными сроками хранения, определенными законодательством и внутренними правилами компании.
2. Идентификация документов: Отделите документы, которые достигли срока хранения, и которые могут быть уничтожены. Это могут быть копии паспортов, трудовые книжки, трудовые договоры, заявления, отчеты и другие кадровые документы.
3. Установление правил уничтожения: Разработайте внутренние правила и политику уничтожения кадровых документов, определяющие способы утилизации, ответственных лиц и процедуры уничтожения.
4. Подготовка к уничтожению: Убедитесь, что уничтожение документов будет осуществляться безопасным способом. Выберите подходящий метод уничтожения, такой как шредеризация (измельчение бумаги) или другие способы, обеспечивающие безвозвратное уничтожение.
5. Оформление акта уничтожения: Создайте акт уничтожения, в котором укажите перечень уничтоженных документов, дату уничтожения, способ и ответственных за процесс.
6. Соблюдение конфиденциальности: При уничтожении кадровых документов обеспечьте конфиденциальность процесса. Доступ к документам до и во время уничтожения должен быть ограничен только ответственным лицам.
7. Сохранение акта уничтожения: Акт уничтожения должен быть сохранен на определенный период времени в соответствии с законодательством и внутренними правилами.
8. Учет и архивирование: Ведите учет всех уничтоженных документов и поддерживайте архивные записи для возможной проверки со стороны контролирующих органов.
9. Соблюдение законодательства: Убедитесь, что процедура уничтожения кадровых документов соответствует требованиям законодательства вашей страны или региона.
10. Обучение сотрудников: Обучите сотрудников, ответственных за уничтожение кадровых документов, правилам и процедурам безопасного и конфиденциального утилизации.

Важно следовать всем указанным шагам, чтобы гарантировать безопасность и законность уничтожения кадровых документов.

Уничтожение кадровых документов

В кадровом отделе любой фирмы со временем скапливается большое количество бумаг. Их обычно помещают в архив, но когда он переполняется, то от некоторых документов можно и нужно избавляться.

Самое главное тут – это сделать все юридически верно, чтобы государственные органы контроля не смогли предъявить компании претензии.

В данной публикации мы расскажем, как должно происходить правильное уничтожение кадровых документов и как эта процедура должна быть задокументирована.

Организации, которые специализируются на коммерческой деятельности, должны обеспечивать сохранность документации, находящейся в архиве. Сюда относятся и бумаги, которые касаются личного состава фирмы, называемые кадровыми.

За нарушение правил хранения предприятию грозят штрафные санкции, согласно ст. 13.20 КоАП РФ. Меры заключаются в вынесении предупреждения или выплате в размере 100-300 рублей для физических лиц и от 300 до 500 рублей для лиц должностных.

Кто, когда и на каком основании составляет акт уничтожения кадровых документов.

Инициатором процедуры уничтожения кадровых документов с истекшим сроком хранения чаще всего выступает руководитель подразделения, в котором скопились лишние бумаги:

• главный бухгалтер;
• заведующий складом;
• кадровик.

• Комиссия чаще всего выбирается из сотрудников этих служб, так как они знакомы с законодательством и легко справляются с проверкой уничтожаемых документов на предмет истечения срока хранения.
• Проект приказа передается руководителю, который принимает решение о его подписании.
• Каждая организация вправе самостоятельно разработать бланк приказа и закрепить его применение в учетной политике. Однако есть необходимые пункты, которые должны содержаться в реквизитах:

• название организации (ФИО ИП);
• наименование – «Приказ об уничтожении…»;
• дата составления;
• основная часть, содержащая ФИО членов и председателя комиссии, указание на то, каким способом бумаги будут уничтожаться, даются ссылки на приложения;
• подпись руководителя.

После издания приказа председателя и членов комиссии знакомят с ним под роспись.

Порядок уничтожения

Избавиться организация имеет право только от бумаг, срок хранения которых истек. Бывают случаи, когда контролирующие службы в ходе проведения проверок запрашивают старые документы, которые должны храниться в архиве определенное время. Если таких документов представлено не будет, то предприятию может грозить наказание.

Если в ходе проверки компания не сможет представить необходимый документ из архива, ее ждут штрафы; если же будет доказано, что данный документ был уничтожен сознательно для сокрытия информации, – вплоть до уголовного преследования ответственных лиц.

Начинается уничтожение кадровых документов с истекшим сроком хранения всегда с приказа, который издает руководитель компании. Согласно этому приказу, собирается экспертная комиссия, которая занимается инвентаризацией архива.

Председателем этой группы может быть назначен руководитель или его заместитель, секретарем – работник архива. Эксперты начинают с того, что просматривают описи дел, касающиеся хранения документов по личному составу фирмы.

Также смотрят инструкции делопроизводства, акты о выделении бумаг, срок хранения которых уже истек.

Документы собираются изо всех отделов компании, и отбираются дела постоянного и долговременного хранения. Они перемещаются в архив после определения их ценности. После того как описи утверждены подписью руководителя, можно приступать к операции по уничтожению. Но для этого понадобится составить специальный акт, который подтвердит совершение данной операции. В акте указывается:

• Перечень документации, подлежащей уничтожению.
• Дата проведения.
• Полное название организации.
• Подписи ответственных лиц, входящих в состав экспертной комиссии.
• Выбранный способ уничтожения бумаг.

Способ избавления от документов с истекших сроком хранения компания выбирает самостоятельно. Это может быть сжигание, измельчение с помощью специального устройства (шредера) или ручное измельчение. Для хозяйственных нужд применять эти бумаги запрещено.

Также нельзя самостоятельно избавляться от такой документации как мусора, это должно быть поручено специальным компаниям, которые на этом специализируются (по договору). Чтобы сдать бумаги в качестве макулатуры, обязательно нужно сделать накладную.

Деньги за сдачу макулатуры оформляются в бухгалтерском учете как прочие доходы фирмы.