Хранение и порядок уничтожения документов

Правильная организация хранения и уничтожения документов — важная часть работы любой компании. В этом материале мы подробно разберем ключевые правила, сроки и порядок работы с документами, включая архивное хранение и уничтожение документов.

Основные правила хранения документов

Хранение документов в организации должно соответствовать законодательным требованиям. Согласно российскому законодательству, все документы подлежат учету и систематизации. Выделение мест для хранения — первый шаг к порядку.

Компания обязана хранить документы в течение установленных сроков. Эти сроки различаются в зависимости от типа документа:

• Бухгалтерские документы — не менее 5 лет
• Кадровые документы — 75 лет для личных дел, 5 лет для остальных
• Договоры — 5 лет после истечения срока действия
• Налоговые документы — 4 года

В Москве и других городах Российской Федерации действуют одинаковые правила. Хранить документы можно как в бумажном, так и в электронном виде, но с соблюдением определенных условий.

Архивное хранение документов

Когда срок текущего хранения истекает, документы передаются в архив. Архивный фонд организации должен быть правильно организован. Постоянное хранение предусмотрено только для некоторых категорий документов.

Комплектование архива включает несколько этапов:

• Отбор документов, подлежащих архивному хранению
• Составление описей
• Оформление актов передачи
• Обеспечение правильных условий хранения

Руководство компании должно утвердить инструкцию по работе с архивом. Этот документ устанавливает порядок доступа, использования и проверки сохранности.

Порядок уничтожения документов

Уничтожение документов — ответственный процесс. Нельзя просто выбросить бумаги с истекшим сроком хранения. Неправильное уничтожение может привести к утечке информации и штрафам.

Порядок уничтожения включает:

• Проверку сроков хранения каждого документа
• Составление акта о выделении к уничтожению
• Создание экспертной комиссии
• Непосредственно процесс уничтожения
• Фиксацию факта уничтожения

Временной промежуток между истечением срока хранения и уничтожением должен быть минимальным. Новый порядок, введенный в 2023 году, ужесточил требования к этому процессу.

Электронные документы: особенности хранения и уничтожения

С развитием цифровых технологий все больше компаний переходят на электронный документооборот. Однако хранение таких документов имеет свои особенности.

Порядок работы с электронными документами устанавливает:

• Требования к форматам файлов
• Правила резервного копирования
• Методы защиты от несанкционированного доступа
• Способы уничтожения цифровых данных

Уничтожать электронные документы нужно так же тщательно, как бумажные. Простое удаление файла недостаточно — требуется гарантированное уничтожение данных.

Организация хранения и уничтожения документов — сложный, но необходимый процесс. Соблюдение установленных правил и сроков защитит компанию от юридических рисков. Помните: порядок в документах — порядок в делах.

Руководство каждой организации должно разработать четкую инструкцию по работе с документами, учитывающую особенности бизнеса. Федеральное законодательство Российской Федерации устанавливает лишь общие рамки, оставляя за компаниями право детализировать процессы.