Работа комиссии по уничтожению документов
В стоимость входит: экспертиза документов, уничтожение шредером уровня P-5, составление акта об уничтожении, сертификат соответствия.
Работа комиссии по уничтожению документов в Москве
Из чего состоит работа комиссии?
📋 Экспертиза ценности документов
Анализ документации на предмет истечения сроков хранения и отсутствия исторической ценности
👥 Формирование состава комиссии
Подбор квалифицированных специалистов и назначение председателя комиссии
📝 Составление описей и актов
Оформление акта о выделении документов к уничтожению по форме № 0504805 (для бюджетных организаций) или в произвольной форме (для коммерческих организаций)
🔒 Организация хранения до уничтожения
Обеспечение сохранности документов, выделенных к уничтожению
Зачем нужна комиссия по уничтожению документов?
Согласно Федеральному закону №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказу Минкультуры №558 и другим нормативным актам, уничтожение документов с истекшими сроками хранения должно проводиться только по решению специально созданной комиссии. Это обязательная процедура, которая включает:
- Проведение экспертизы ценности документов
- Составление акта о выделении документов к уничтожению
- Утверждение акта руководителем организации
- Организацию физического уничтожения с невозможностью восстановления
- Оформление акта об уничтожении документов
Наша компания обеспечивает полное сопровождение работы комиссии с соблюдением всех законодательных требований. Мы учитываем отраслевые особенности и специфику документооборота вашей организации.
Этапы работы комиссии
1. Подготовительный этап
- Издание приказа о создании комиссии
- Утверждение состава и положения о комиссии
- Проведение инструктажа членов комиссии
2. Экспертный этап
- Анализ документов на соответствие срокам хранения
- Составление описей документов к уничтожению
- Подготовка акта о выделении документов
3. Заключительный этап
- Утверждение акта руководителем
- Организация физического уничтожения
- Оформление акта об уничтожении
Характеристики услуги
| Срок выполнения | 1-3 рабочих дня |
| Уровень конфиденциальности | от 3-го до 6-го класса, по уровню секретности, регламентированным международным стандартом уничтожения документов за номером, DIN 66399. |
| Минимальный объем | 1 коробка (0.02 м³) |
| Способ уничтожения | Шредер промышленный |
| Формат услуги | Выездная / Стационарная |
| Подтверждающие документы | Акт, видео, сертификат |
| Соответствие требованиям | ФЗ-402, ФНС, Росархив, сответствие нормам трудовой инспекции, МЧС, Роскомнадзора. (Роскомнадзор наш клиент может это тоже можно отметить) |
| Специалисты | С допусками к работе с конфиденциальной информацией |
Дополнительные параметры
Услуга по уничтожению документов может быть адаптирована под конкретные потребности вашей организации. Мы предлагаем:
Порядок оказания услуги
Заявка и консультация
Вы оставляете заявку на сайте или по телефону. Наш специалист проводит бесплатную консультацию, уточняет детали
Экспертиза документов
Наши эксперты проводят осмотр документов, определяют сроки хранения, составляют опись
Составление акта
Формируем акт о выделении документов к уничтожению, согласовываем с клиентом
Процесс уничтожения
Проводим уничтожение документов шредером уровня P-5. При необходимости — видеозапись
Оформление документов
Составляем акт об уничтожении, сертификат. Передаем полный пакет документов клиенту
Утилизация отходов
Измельченная бумага отправляется на переработку. Мы заботимся об экологии
Документы и гарантии
Акт о выделении к уничтожению
Документ, подтверждающий экспертизу ценности и выделение документов к уничтожению
Акт об уничтожении
Основной документ, подтверждающий факт уничтожения документов
Видеозапись процесса
Полная видеозапись процесса уничтожения (по желанию клиента)
Сертификат соответствия
Подтверждение уровня секретности и используемого оборудования
Гарантии и страхование
Компания «ЮВ-Трейд» предоставляет гарантии на все оказываемые услуги:
Часто задаваемые вопросы
В комиссию входят квалифицированные сотрудники организации из основных подразделений, которые знают состав и содержание документов, а также руководитель службы документооборота или архива. Состав утверждается приказом руководителя. Мы помогаем подобрать участников и подготовить приказ.
Комиссия работает по положению об экспертной комиссии. На заседаниях она рассматривает описи, принимает решение о ценности документов и подписывает протокол и акт о выделении документов к уничтожению. Эти документы являются основанием для уничтожения.
Это зависит от того, передаются ли документы постоянного хранения в архив. Если такие документы есть, их сначала согласовывают с архивом. Мы заранее определим, какие материалы требуют такого согласования, и организуем эту процедуру.
После решения комиссии документы уничтожаются в присутствии членов комиссии или ответственного лица. По итогам оформляется акт об уничтожении с перечнем документов, датой и подписями. Если заказана видеофиксация, запись передаётся вместе с актом.
Мы выполняем весь цикл: подготовка приказа и положения об экспертной комиссии, сопровождение заседаний, оформление описей, протоколов и актов, согласование с архивом при необходимости и физическое уничтожение с актом. Вы получаете полный пакет документов для проверок.
Основная функция — провести экспертизу ценности и определить, какие бумаги можно утилизировать, какие продолжить хранить, а какие передать в архив
Да, но даже в этом случае обязательно составляется акт об уничтожении с указанием перечня утилизируемых материалов
Что нужно подготовить для работы комиссии?
Для оперативного проведения работы комиссии рекомендуем подготовить:
- Перечень документов с указанием дат и сроков хранения
- Описи дел за соответствующие годы
- Приказ о назначении ответственного за архив
- Реквизиты организации для оформления документов
- Данные ответственных лиц
Сроки выполнения
Стандартный срок проведения работы комиссии — 3-5 рабочих дней с момента начала экспертизы. При необходимости мы можем организовать срочное проведение комиссии в течение 48 часов (за дополнительную плату).
