Правила хранения и утилизации документов для организаций и ИП

Зачем хранить документы

Правильное хранение и своевременная утилизация документов — важная часть ведения бизнеса. Это позволяет избежать штрафов, обеспечивает защиту прав организации и индивидуального предпринимателя , а также помогает оперативно разрешать спорные ситуации с контрагентами или контролирующими органами. Нарушение сроков хранения может привести к административной ответственности, включая дисквалификацию должностных лиц.

Кроме того, при судебных разбирательствах наличие первичных данных значительно повышает шансы на успешную защиту своих интересов. Поэтому важно соблюдать установленные законом правила, чтобы избежать негативных последствий.

Общие сроки хранения документов

Сроки определяются типом документа, его юридической значимостью и нормативными актами. Основные источники: Налоговый кодекс РФ, ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 г.

В общем случае минимальный срок составляет пять лет для большинства финансовых и налоговых документов. Однако для некоторых категорий он может быть дольше. Например, договоры с залогом сохраняются десять лет, а кадровые бумаги — до 75 лет. Если документ использовался в суде, срок начинает исчисляться после завершения разбирательства.

Сроки хранения документов для ИП

Для индивидуальных предпринимателей основные категории включают:

• Первичка (платежные поручения, чеки) — 5 лет;
• Кассовые документы — 6 месяцев;
• Договоры — 5–10 лет;
• Расчёты по налогам — 5 лет;
• Персональные данные — 3 года после истечения их действия.

Если вы не прекращаете деятельность, можно хранить документы дольше установленного срока, но это не обязательно.

Сроки хранения документов для ООО

Для компаний сроки более строго регламентированы:

• Бухгалтерская отчетность — бессрочно;
• Кадровые документы — 50–75 лет;
• Договоры — 5–10 лет;
• Документы по расчетам с сотрудниками — 6/50/75 лет в зависимости от типа трудового договора.

Также стоит учитывать специфику деятельности — например, медицинские организации имеют свои особенности.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы включают:

• Первичку — 5 лет;
• Регистры учета — 5 лет;
• Отчеты — 5 лет;
• Расчёты по взносам — 6 лет;
• Годовая отчётность — бессрочно.

Если документ связан с судебным разбирательством, срок увеличивается до окончания дела.

Сроки хранения налоговых документов

Налоговые документы должны храниться не менее пяти лет. Сюда входят:

• Декларации по УСН, НДС, налогу на прибыль;
• КУДиР;
• Чеки, квитанции, счета.

Исключение — документы по страховым взносам, которые нужно сохранять шесть лет.

Сроки хранения кадровых документов

Кадровые документы подразделяются на две категории:

• Табели учёта рабочего времени — 6 лет;
• Личные карточки, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении — 50 или 75 лет.

Если делопроизводство было закрыто после 2003 года, срок составляет 50 лет, если раньше — 75 лет.

Как хранить документы

Хранение должно исключать возможность порчи и несанкционированного доступа. Для бумажных документов подойдут стеллажи, шкафы или сейфы. Доступ должен быть ограничен кругом лиц: руководитель, главный бухгалтер, HR-менеджер.

Электронные документы следует хранить на двух физических носителях, желательно с сертификатами электронной подписи. Минимум раз в пять лет необходимо проверять состояние носителей и перезаписывать данные при необходимости.

Способы хранения документов

Можно использовать:

• Архив компании;
• Внешние хранилища;
• Сервисы ЭДО или СХЭД (система хранения электронных документов).

Для бумажных документов рекомендуются железные двери и ограничение доступа. Для цифровых — резервные копии и защита от вирусов.

Особенности хранения документов в электронном формате

Электронные документы удобны в обращении, но требуют защиты от потери и искажения. Их хранят в двух экземплярах, используют сертификаты подписи. Перед передачей в архив составляется опись, указывающая количество файлов прописью и цифрами. Проверяют техническое состояние носителей и отсутствие вредоносного ПО.

Что будет, если потерять документы

Потеря документов может привести к серьезным последствиям:

• Штрафы за нарушение правил хранения (от 3000 до 10 000 рублей);
• Грубые нарушения учета — штраф до 20 тысяч рублей;
• Дисквалификация должностных лиц;
• Непредставление документов — 200 рублей за каждый недостающий файл.

Кроме того, потеря может повлечь занижение налоговой базы — штраф 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Штрафы за отсутствие документов

Ответственность за отсутствие документов предусмотрена как административная, так и налоговая.

Грубые нарушения учёта

Грубое нарушение правил учета доходов и расходов (например, отсутствие первички) карается штрафом от 10 000 рублей по статье 120 НК РФ. По статье 15.11 КоАП — от 5000 до 10 000 рублей для должностных лиц.

Непредставление документов

Если документы не представлены по запросу налоговой, штраф — 200 рублей за каждый недостающий файл. По статье 15.6 КоАП — от 300 до 500 рублей за непредставление во время проверки.

Как уничтожить документы

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения — право, а не обязанность. Однако процедура должна соблюдаться строго.

Шаги:

1. Создание комиссии по приказу руководителя.
2. Составление акта о выделении документов к уничтожению.
3. Протокол заседания комиссии.
4. Уничтожение: самостоятельно или через специализированную организацию.
5. Составление акта об уничтожении.

Первичные документы с персональными данными лучше уничтожать внутри компании — например, через шредер. Остальные можно передать сторонней организации.

Итоги и рекомендации

Соблюдение правила хранения и утилизации документов для организаций и ИП — ключ к избежанию штрафов и успешному ведению бизнеса. Необходимо следить за сроками, правильно хранить документы и уничтожать их только после истечения установленного периода.

Рекомендуется:

• Вести учет в соответствии с нормативными актами;
• Хранить документы в бумажном и электронном виде;
• Использовать профессиональные услуги по уничтожению;
• Постоянно обучать сотрудников правилам работы с документами.

Таким образом, вы сможете минимизировать риски и сохранить деловую репутацию.