Правила хранения и утилизации документов для организаций и ИП
Любая документация, связанная с установленными договорно-правовыми отношениями, проведением операций в обслуживающем банке, сдачей отчетности в налоговые органы, бухгалтерским учетом, ведение процедур банкротств и т.д., имеет определенные законодательством сроки хранения и правила утилизации. Хранить документы нужно, например, для того, чтобы избежать возможных проблем при возникновении разногласий с контролирующими органами, контрагентами, сотрудниками. Кроме того, ненадлежащее хранение и преждевременное уничтожение документов может привести к наложению штрафов как на саму организацию, так и на должностных лиц. Оспаривание действий государственного органа происходит гораздо легче, когда на руках есть документы, доказывающие правоту предпринимателя.
За нарушение правил хранения архивных документов предусмотрен штраф: на должностных лиц – от 3000 до 5000 рублей, на юрлиц – от 5000 до 10 000 рублей. Уничтожение первичных документов в пределах установленного срока хранения относится к грубым нарушениям правил бухгалтерского учета и наказывается штрафами до 20 тысяч рублей. Также должностным лицам может грозить дисквалификация от года до двух лет при повторном нарушении. Непредставление по требованию налоговой инспекции различных документов карается штрафом в размере 200 рублей за каждый из них. Если же выяснится, что в результате отсутствия документов налоговая база оказалась занижена, недобросовестные организации штрафуются на сумму 20% от неуплаченного налога, но не менее 40000 рублей.
В этой статье объясняем, каким образом необходимо обеспечить сохранность документов в бумажном и электронном виде, а также – как их уничтожить после окончания срока хранения.
Сроки хранения
Сроки хранения различных документов устанавливаются следующими основными правовыми актами:
- Налоговый кодекс (части I и II);
- приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов»;
- закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Кроме того, в зависимости от сферы деятельности организации, на нее могут распространяться приказы, распоряжения и другие правовые акты, утвержденные профильными министерствами. Сроки хранения документов не зависят от того, в каком виде они реализованы – бумажном или электронном, правила действуют одинаково.
Важный нюанс: если срок по государственному перечню и по другим нормативным актам (например, по закону о бухучете) разнятся, необходимо выбирать максимальный срок.
Вы можете задать любые вопросы, касающиеся уничтожения и утилизации документов, нашим сотрудникам. Они предоставят развернутые консультации по каждому из них.